在當今社會生活中，需要使用制度的場合越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？下面是小編整理的檔案室管理制度，歡迎大家分享。
1、文件復印管理辦法
二、復印涉密性文件，須按秘密文件管理的要求管理，嚴格控制份數(shù)，發(fā)生時復印單位要進行登記，閱辦后應按規(guī)定立卷、歸檔或清退、銷毀。
三、“四大文件"(中央、國務院、省委、省府文件)原則上不得復印，特殊情況須按保密規(guī)定請示領導批準。
四、有關業(yè)務往來單位需復印文件資料，應經(jīng)有關領導批準，并收取成本費用。
2、立卷歸檔制度
參照國家《歸檔范圍及保管期限表》的規(guī)定，制定出本單位不同門類檔案的歸檔范圍，將歸檔的文件材料收集齊全。
本單位在各項工作中形成的應立卷歸檔的文件材料，在次年上半年立卷歸檔完畢;違紀違章案件在結案年立卷;聲像檔案在各項活動結束后立卷;基建檔案在竣工驗收后立卷;會計檔案在辦完決算后立卷，由財會室保管一年后交本單位綜合檔案室保管。
1、歸檔文件材料的種類、份數(shù)以及文件的頁數(shù)均應齊全完整。
2、在歸檔文件材料中，應將每份文件的正文與附件正件與底稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件分別立在一起，文電應合一立卷。
3、文件材料的整理立卷，必須按照分類方案立卷，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。
3、檔案保管制度
一、集中統(tǒng)一管理本單位形成的各種門類、各種載體的檔案，維護檔案的完整與安全。
二、建立全宗卷，并內(nèi)容充實，符合規(guī)范;檔案室內(nèi)應有檔案資料存放示意圖和柜格指引卡。
三、貫徹“以防為主，防治結合”的原則，認真做好防火、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防強光、防有害氣體和檔案狀況檢查等方面工作。
四、切實做好溫濕度調(diào)節(jié)工作，并堅持庫房溫濕度測記，在高溫濕季節(jié)采取積極措施降低庫房內(nèi)的溫濕度，力爭將溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在40%-60%。
五、堅持每季度定期檢查檔案，并做好記錄，做到檔案室無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象的事件。
4、檔案查閱借閱制度
一、查閱檔案原則上在閱覽室進行。一般只能查閱本部門形成的檔案，如查閱其他部門的檔案，需經(jīng)相應部門負責人或單位領導批準。
二、外單位人員查閱檔案，須持所在單位介紹信，經(jīng)相關領導批準方可查閱。
三、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，經(jīng)領導批準，方可借出。歸還時要當面點交清楚。借出檔案，一般不超過五天，若需續(xù)用者，必須辦理續(xù)借手續(xù)。
四、借閱者要妥善保管檔案，不準在借閱的檔案上勾劃、圈點、批注、涂改，不得擅自拆卷、翻印、拍照、復制，不準移出卷內(nèi)文件，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人;確因工作需要復印檔案，須經(jīng)檔案管理人員同意。
五、損毀、丟失、涂改、污損或偽造檔案，一律按《檔案法》中有關規(guī)定予以處罰。
5、檔案統(tǒng)計制度
檔案統(tǒng)計是以表冊、數(shù)字的形式、系統(tǒng)地反映檔案產(chǎn)生的數(shù)量、速度、室藏檔案的狀況和變化，利用檔案的效率和發(fā)展趨勢，從而為本單位領導對檔案工作決策提供可靠依據(jù)。為此，特制訂檔案統(tǒng)計制度。
一、檔案統(tǒng)計工作，必須依照統(tǒng)計法和國家有關規(guī)定，如實地統(tǒng)計檔案資料，不得虛報、瞞報、拒報，更不能偽造、篡改。
二、認真做好檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計兩部份工作。檔案登記最基本的內(nèi)容是檔案數(shù)量和狀況的登記，以及檔案利用的登記;檔案綜合統(tǒng)計就是檔案利用、檔案工作人員、檔案室建立等情況的統(tǒng)計。
三、檔案統(tǒng)計不只限于一般地登記數(shù)字和填送報表，應對收集的統(tǒng)計資料進行整理，分析研究，從中發(fā)現(xiàn)問題并提出改進意見，以便做好檔案統(tǒng)計工作。
6、檔案資料收集辦法
一、資料是人們在工作、學習中用于參考的各種公開或內(nèi)部出版物和文件、檔案的復制品。一般包括書刊、報紙、傳單、簡報、地圖、圖片、圖表、錄音錄像帶等出版物。資料在實際工作中具有重要的參考作用。
二、本單位收集資料的范圍主要是于單位職能工作有一定參考作用的交通年鑒、交通電力法規(guī)匯集、電力科技、電力統(tǒng)計資料、四大文件及其它刊物。
三、各處室收集或編制的資料應即時向檔案室送交一至兩套，以備借閱參考。
四、通過各種途徑收集有關資料，使檔案室保存的資料內(nèi)容豐富而有特色，便于機關工作參考利用。
7、檔案保密制度
一、認真學習、宣傳、貫徹執(zhí)行《保密法》增強保密意識，提高保密的自覺性，嚴格依法辦事。
二、檔案管理人員和借閱檔案的人員，均負有保守檔案秘密的義務，嚴格遵守保密守則，不在公共場所談論檔案文件內(nèi)容，不給私人索取提供檔案材料，不得非保密本上記錄檔案內(nèi)容，不準攜帶檔案材料探親訪友或進入公共場所，保守檔案機密。
三、嚴格檔案查、借閱手續(xù)，認真按《檔案利用制度》、《檔案鑒定制度》辦事，絕密、機密檔案文件，只能在閱覽室查閱，若因工作需要借走或復印，須經(jīng)有關領導批準，借出利用的各類檔案，必須妥善保管，不準私自復印或帶回家中。
四、經(jīng)鑒定屬銷毀的檔案材料，由鑒定小組指派專人，護送到指定地點監(jiān)銷。
五、非檔案室人員不得進入檔案室，無關人員不得隨便進入檔案室，檔案室柜鑰匙不得交他人或放在不謹慎的地方。
8、檔案鑒定銷毀制度
一、檔案的鑒定銷毀是檔案工作的重要內(nèi)容。為了保證庫存檔案質(zhì)量，提高檔案設施的使用率，制定檔案的鑒定銷毀制度。
二、檔案的鑒定銷毀，按照《檔案法》有關規(guī)定及檔案規(guī)范中歸檔范圍和保管期限，由檔案自身實際保存價值確定，對失去價值超過保管期限，又無歷史憑證作用的檔案，應在鑒定后予以銷毀。
三、對庫存檔案材料要定期進行鑒定，在征求有關處室意見基礎上，提出銷毀檔案的初步意見并造好清冊，經(jīng)辦公室主任審核，報主管領導批準后銷毀。
四、對于經(jīng)過鑒定銷毀的檔案材料，由鑒定人填寫銷毀清冊一式二份，一份經(jīng)主管領導審查后歸檔，一份交檔案形成部門備查。
五、銷毀檔案材料，須到指定紙廠進行，并有監(jiān)銷人在場，直到全部檔案材料化為紙漿。
9、檔案利用制度
一、檔案室保存的檔案主要滿足本單位工作的查考，為本單位兩個文明建設服務，檔案工作人員要積極提供利用，開展好咨詢服務工作。
二、外單位查閱檔案必須兩人以上憑單位介紹信方可查閱，查閱黨內(nèi)文件，必須經(jīng)分管檔案工作的領導批準;檔案一般不借出，情況特殊需借出時，須經(jīng)主管領導批準，期限不超過三天、收回時嚴格檢查，并注銷借閱手續(xù)。
三、查閱檔案必須在檔案人員指定的地點(閱覽室)查閱，查閱時不能在檔案文件上圈點、畫線、涂改、批注和將文件抽換、裁剪、撕毀或拍照，違者必究。
四、查閱檔案人員摘抄的檔案內(nèi)容要經(jīng)過檔案人員核對無誤加蓋公章后方能有效。
五、查(借)檔案應反饋利用效果，填寫利用效果登記簿，并跟蹤考察利用效果，收集利用典型事例，按年度或?qū)ｎ}整理匯編，年終寫出利用工作總結。
10、檔案庫房管理制度
一、檔案實行專人管理。檔案室的鑰匙由檔案管理員管理。因事需交由他人臨時保管的應經(jīng)領導同意，并作好登記。
二、檔案庫房應堅固、安全，與辦公室分開，配備防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施設備。
四、檔案庫房須整潔衛(wèi)生，檔案柜架排列整齊、美觀，并保持庫房適宜的溫濕度;檔案管理人員應定期檢查并作好記錄。
五、檔案人員要隨時檢查案卷，發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)及其它異常情況要及時采取補救措施并向領導報告。
檔案室管理規(guī)定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務、內(nèi)部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。
3、歸檔時間:輸完畢后,應立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進行科學分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當?shù)臏囟取穸?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復印程序
提出申請-->有關領導批準-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續(xù);
2、要愛護檔案,::不得丟失;
3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;
4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;
6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
一、嚴格執(zhí)行檔案法和保密法，自覺遵路項目和國家的制度，守保密紀律和相關積極采取措施，確保檔案秘密；
二、嚴格執(zhí)行檔案管理制度，按照審批權限和借閱范圍借閱檔案資料，檔案管理人員不得將檔案擅自帶出閱檔室，也不得擴大借閱范圍；
三、對保管的檔案資料內(nèi)容、數(shù)量、存放位置等保密事項，不得外傳和泄密；
四、不得在公共場所和對非檔案工作人員談論檔案秘密，嚴禁在私人通訊中涉及檔案秘密；
五、檔案工作人員不得擅自帶人進入檔案庫房，更不得讓非檔案管理人員自己查找翻閱柜內(nèi)檔案；
六、非本檔案室工作人員未經(jīng)允許，禁止進入檔案庫房；
七、禁止私自出賣屬于青臨高速項目和國家所有的檔案、資料；
八、因工作需要攜帶檔案外出，必須經(jīng)領導同意，并采取有效的安全措施；
九、銷毀檔案資料時需進行登記，按照保密規(guī)定派專人負責監(jiān)銷，須兩人以上監(jiān)督，嚴防泄密；
十、定期對保密工作進行檢查，堵塞漏洞，確保檔案安全；
十一、檔案室鑰匙由專職檔案員專管、專用，實行壹把鑰匙制度；
一、非本室人員一律嚴禁入內(nèi)。
二、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙或燃燒廢紙。
三、嚴禁在檔案室內(nèi)外存放易燃易爆物品。
四、經(jīng)常檢查檔案室的照明等用電設備，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
五、檔案室要專人管理，經(jīng)常檢查門、窗和門鎖。
六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生，裝具案卷等排列整齊。
七、檔案室內(nèi)必須做到：防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵、防強光、防高溫、防有害氣體。
八、檔案室要有防火設備，對防火設備要經(jīng)常檢查，做到有備無患。
九、嚴格遵守保密守則。
十、健全檔案管理制度。
一、檔案柜要規(guī)范排列，各種設備放置整齊、合理，檔案柜鑰匙統(tǒng)一編號，集中存放，不準隨便攜帶。
二、堅持半年一次清點，核對室藏檔案，登記清點結果，做到賬物相符。
三、做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體工作，正確使用電器，熟練操作各種設備，做到人走燈滅、機停;門窗及時關閉、上鎖。
四、保持庫內(nèi)清潔，嚴格存放有毒和易燃品。不準在庫內(nèi)吸煙和放置雜物、花草及可食物品。
五、按時做好庫內(nèi)溫濕度測試、記錄，通過控制與調(diào)節(jié)，使溫度力爭達到14-20℃，恒對濕度達45-60%的要求。
一、本單位檔案權限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用，凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。
二、外單位來查閱檔案的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍、經(jīng)分管領導批準后方可查閱。
三、查閱檔案人員應在閱文室、保密室內(nèi)查閱，并保持安靜、衛(wèi)生、不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。
四、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定。
五、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借閱手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每天不得超過3份。
六、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影英復制、拆換、涂改及污損，違者必究。
七、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查、并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。
八、凡遇節(jié)假日和特殊情況，檔案室有權隨時收回借出的檔案，材料，以利安全保密等工作。
九、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或拒不歸還者。
應按《檔案法》及有關規(guī)定嚴肅處理。
十、復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。
第一條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定，為加強本中學校檔案的科學管理，更好地為教育事業(yè)服務，特制定本辦法。
第二條檔案工作是教學行政管理工作的重要組成部分，它是為領導決策，為教育教學工作提供信息和依據(jù)，是提高教學行政管理工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護單位歷史真實面貌的一項重要的工作。
第三條堅持實行集中統(tǒng)一管理檔案的原則，維護本單位檔案的完整與安全，實現(xiàn)檔案的有效利用。
第二節(jié)檔案工作體制、機構和干部配備
第四條各處室必須參與檔案工作，配備兼職檔案管理人員，并制定崗位責任制。
第五條辦公室負責本單位檔案室工作，業(yè)務上受區(qū)檔案局的監(jiān)督和指導。
第六條各處室的檔案工作受辦公室領導，并有一名處室同志分管，與校檔案室建立檔案工作網(wǎng)絡。
第七條檔案干部要認真學習檔案業(yè)務知識和教育專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務素質(zhì)，更好地開展檔案工作。
第八條上級領導要支持和關心檔案管理人員，在職稱評定、福利待遇等方面享受與其他專業(yè)人員同等待遇。檔案管理人員要相對穩(wěn)定。對有檔案專業(yè)職稱的檔案干部在調(diào)離檔案工作崗位時，應聽取授予職稱的檔案業(yè)務管理機關的意見，同時檔案干部調(diào)離前應辦理交接手續(xù)。
第三節(jié)檔案工作的任務
第九條負責本單位黨、政、工、團等組織和內(nèi)部機構所產(chǎn)生的全部檔案，為本單位各項工作服務，并對各處室和部門執(zhí)行制度的情況進行監(jiān)督和檢查，確保檔案完整準確。
第十條負責開發(fā)檔案的信息資源，根據(jù)提供利用的實際情況需要，編制各種檢索工具和開展檔案編研工作。
第十一條參加單位科研項目評審鑒定，工程項目竣工驗收和設備儀器開箱等活動。
第四節(jié)文件材料的立卷與歸檔
第十二條建立、健全文件材料的歸檔制度。凡工作活動形成的具有保存價值的文件材料(包括黨、政、團、教學、財會以及各處室形成的文件材料)，均由文書部門或業(yè)務部門進行收集、整理、立卷并定期向檔案室歸檔。
第十三條檔案室對歸檔檔案的案卷應進行檢查，對不符合歸檔要求的案卷，應退回重新整理，以保證案卷的質(zhì)量，便于保管和利用。
第十四條各處室的檔案一般應在第二年上半年統(tǒng)一向檔案室歸檔，交接雙方應根據(jù)案卷目錄，核對無誤后履行簽字手續(xù)。
第十五條科學技術研究活動中形成的科技文件材料在科研項目評審鑒定后一個月內(nèi)，由項目負責人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。
第十六條基本建設活動中形成的科技文件材料，在基建項目竣工驗收后一個月內(nèi)，由項目負責人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。
第十七條凡價值一萬元以上的儀器設備在購置、安裝、使用活動中形成的科技文件材料采取隨時歸檔的方法，設備部門應通知有關人員參加儀器設備的開箱驗收活動。
第十八條財務管理中形成的報表、帳冊、憑證等文件材料，除帳冊和憑證在財務部門保存兩年后向檔案室移交歸檔，其它文件材料在次年的上半年向檔案室移交歸檔。
第十九條各處室工作人員因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議收集獲得的文件材料，要按歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案室移交歸檔。
第二十條凡歸檔的文件材料應經(jīng)過整理和編目，做到字跡清楚、簽署完備，不能用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水筆書寫，以利于長久保存。
第二十一條聲像檔案形成后要隨時整理，及時歸檔，即由承辦人員在完成攝錄后三個月內(nèi)向檔案室移交歸檔。
第五節(jié)檔案的整理和保管
第二十二條檔案的系統(tǒng)整理應按部門分類、初步立卷、卷內(nèi)文件整理編目、卷內(nèi)案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調(diào)整與編號、編制案卷目錄七個步驟進行。
1、定檔案分類方案，按照此方案指導文件分類、排列組合。
2、將文件按一定特征分門別類，組合成一個有緊密聯(lián)系的文件組合體即案卷。
3、將案卷內(nèi)文件排列順序調(diào)整后固定下來編寫頁號，填寫卷內(nèi)文件目錄。
4、將同一類案卷按一定標準初步排列起來。
5、填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。
6、確定案卷排列順序，按排列順序逐卷編制案卷號。
7、按照案卷排列順序，將案卷的標題、保管期限、卷內(nèi)文件起止時間和頁數(shù)等逐項登記，形成為一本名冊，即為案卷目錄。
第二十三條檔案應有專門的檔案庫或檔案柜保存，存放地點應堅固干燥、通風，并做到防火、防蟲、防光、防鼠、防盜、防潮、防塵、防高溫等安全措施，定期檢查保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，保證檔案的安全。
第六節(jié)檔案的提供利用
第二十四條檔案室保存的檔案主要供本單位和上級主管機關利用，為本單位開展的各項工作服務。
第二十五條檔案室應根據(jù)工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，積極主動開展檔案利用工作，為本單位各項工作服務，逐步提高檔案利用效果。
第二十六條檔案室應建立檔案借閱制度，借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，寫明借閱的目的，點交清楚，歸還時要進行檢查，及時注銷。
第二十七條借閱檔案者要遵守借閱制度，不得在檔案上圈點、涂改、劃道污損，如有違者，按《檔案法》第二十四條規(guī)定承擔法律責任。
第二十八條借閱人因公出差、出國、調(diào)動、離退休等須將所借檔案歸還，借閱的時間一般不超過半個月，必要時辦續(xù)借手續(xù)。
第二十九條制發(fā)檔案證明和答復函調(diào)(證明要注明出處和根據(jù)，不得擅自解釋)制發(fā)證明要仔細核對，經(jīng)領導審閱后，加蓋辦公室公章。
第七節(jié)檔案的鑒定和銷毀
第三十條檔案室應根據(jù)1988年8號文件，市檔案局轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局印發(fā)的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》、《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》、《上海市中、小學校檔案管理暫行辦法》，編制單位的文書檔案保管期限表。
第三十一條檔案室應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在辦公室負責人主持下，由檔案部門和有關業(yè)務部門組成鑒定小組對無保存價值的檔案進行登記造冊，經(jīng)單位領導人批準報上級部門審核后銷毀。
第三十二條毀檔案要明確銷毀人和監(jiān)銷人，進行實地監(jiān)銷。銷毀后在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀的具體日期，并簽名蓋章。
第八節(jié)檔案的統(tǒng)計與移交
第三十三條檔案室應建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計并按照規(guī)定分別向上級機關和檔案業(yè)務主管機關報送檔案工作的基本情況統(tǒng)計表。
第三十四條各部室的檔案由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理，根據(jù)保管期限妥善保存。
第三十五條機構撤消、合并時，要在機構變動前組織專人整理好檔案，按規(guī)定向有關部門移交，并辦理移交手續(xù)。
第九節(jié)附則
第三十六條本制度如與上級規(guī)定有抵觸時，則依上級規(guī)定執(zhí)行。
第三十七條本辦法自公布之日起施行。
第二章文書工作制度
第一節(jié)文書處理制度
1、嚴格執(zhí)行《國家行政機關公文處理辦法》，公文處理必須規(guī)范化制度化。
2、公文必須按照行政公文寫作規(guī)則和要求，用A4紙擬稿和鋼筆書寫，正確應用文種，格式符合要求，請求應堅持“一文一事”，避免請示與報告混雜。
3、發(fā)文必須按規(guī)定審批程序，經(jīng)領導簽發(fā)統(tǒng)一編號行文，并做好發(fā)文登記。
4、收到外來文件后，必須先登記，傳閱文件要合理安排、嚴格管理，做到及時、準確、安全，并做好催傳、催閱工作，以免積壓和散失。組織傳閱，應本著先急后4、緩，先領導后一般，先主辦后協(xié)辦，先辦理后閱知的原則進行。
5、凡外出人員公務活動中形成的帶回的文件，均應交辦公室簽收、登記、歸檔，任何人不得據(jù)為已有拒絕歸檔。
第二節(jié)文書材料的立卷歸檔制度
1、在工作活動中形成的各類文件材料(文書、科技、聲像，會計等)均應及時收集、立卷歸檔。
2、立卷工作要做到年年清，不得借故拖延和積壓，每年六月底以前必須完成上一年度的文件材料的立卷工作。
3、堅持平時立卷和專題立卷，每辦一件事，每開一次會或每搞一項中心工作，要及時做好文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。
(1)歸檔的文件材料，必須符合要求，用A4紙和鋼筆書寫，正件原件齊全。
(2)卷內(nèi)文件的排列，必須保持文件間的歷史聯(lián)系。
(3)卷內(nèi)文件的排列，應堅持先近后遠，先重點后次要，先批復后請求的原則，并在每頁的右上角編上頁號。
(4)提倡立薄卷、專題卷，每一案卷的卷內(nèi)文件一般不超過200頁。
(5)案卷標題要簡明確切，符合“三要素”(作者、內(nèi)容、文種)要求。
第三節(jié)印章管理制度
1、公章和介紹信，由辦公室專人保管。
2、嚴格執(zhí)行審批制度，凡涉及到各處室的文件報表等，由各部門核準，分管領導審批簽名后加蓋公章。
3、用印后必須登記。
4、嚴禁在空白介紹信、證明信、支票上預先加蓋印章。
5、蓋章時，注意收集具有保存價值的文件材料。
第三章檔案工作制度
第一節(jié)檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保管檔案的重要場所，非檔案管理人未經(jīng)許可，一律不準入內(nèi)。
2、嚴格加強檔案庫房管理，認真做好保密和防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蛀等保護工作。
3、檔案庫房內(nèi)不得堆放其他物品，更不能堆放易燃物品和私人物品，嚴禁吸煙。
4、庫房門窗必須保持堅固，出入庫房隨手關門，確保庫房安全。
5、檔案庫房要定期做好通風降溫和衛(wèi)生工作。
6、定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
第二節(jié)檔案保密制度
1、嚴格執(zhí)行國家保密法的規(guī)定，經(jīng)常開展保密工作的學習和活動，提高貫徹保密法的自覺性。
2、檔案工作人員對所保管的檔案必須嚴格保守機密和安全，嚴格遵守檔案室工作規(guī)則，做到手續(xù)清楚，不發(fā)生差錯和文件遺失。
3、檔案工作人員不與無關人員在任何場所談論檔案工作，模范遵守制度。
4、對機密檔案要嚴格控制調(diào)閱范圍，依照制度提供利用，不私自帶回家中。
5、保密文件未經(jīng)上級機關批準，不得復制和摘抄。
第三節(jié)檔案利用借閱制度
1、借閱檔案者必須嚴格國家保密法，以保證檔案的絕對安全，維護國家機密。
2、檔案室保存的檔案主要為本單位服務，如借閱對象和范圍超出本單位人員或部門業(yè)務范圍，需征得本單位及檔案形成部門領導的同意。
3、查閱絕密級檔案應經(jīng)總支書記、校長批準，機密級和密級要經(jīng)主管主任的批準。
4、查閱檔案應在檔案室指定地點。對檔案要愛護，不得任意涂改、損撕文件材料，如有上述行為，一經(jīng)查實要即上報，依法追究責任。
5、歸還時借閱人應向檔案室工作人員清點所借檔案，經(jīng)核實收回借閱單后才能離開。
6、摘錄、復制檔案需經(jīng)檔案管理人員同意，復制檔案還需填寫申請單，摘錄件、復制件經(jīng)檔案管理人員核對(內(nèi)容、頁數(shù)、份數(shù))無誤后由檔案室蓋章后方有效。
第四節(jié)檔案的保管制度
1、單位黨、政、工、團、教學、會計等檔案實行集中統(tǒng)一管理。
2、每年檔案按要求分類整理，編好案卷歸檔號。
3、檔案按類、年分別排列入架。
4、檔案資料的收入和移出要有登記和統(tǒng)計，并按規(guī)定向上級報告檔案工作的基本情況。
5、借閱檔案要有登記。
6、定期檢查檔案保管狀況，對永久、長期檔案已破損、退色的要及時進行修復。
第五節(jié)檔案統(tǒng)計制度
1、檔案統(tǒng)計工作必須做到準確、及時、科學。
2、檔案統(tǒng)計數(shù)字要實事求是，如實反映情況，防止弄虛作假。
3、按時按規(guī)定向上級機關報送《檔案工作基本情況統(tǒng)計表》。
4、檔案統(tǒng)計資料要妥善保存。
5、做好檔案利用效益的統(tǒng)計，凡獲有一定經(jīng)濟效益、社會效益的利用情況，要填寫檔案利用情況登記表。
第六節(jié)檔案移交制度
1、移交文件材料必須填寫《檔案材料移交清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。
2、檔案管理人員變動時，要做好檔案的移交工作，認真辦理交接手續(xù)。
第七節(jié)檔案鑒定銷毀制度
1、檔案鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，全面地考察檔案的價值，正確地制定檔案保管期限，確保檔案的質(zhì)量。
2、鑒定工作必須有組織、有領導地進行，由辦公室主任主持該項工作，由分管領導負責，由檔案部門組成鑒定小組。
3、鑒定人員直接地具體地審閱每個案卷的內(nèi)容，重要的案卷還要求一頁一頁地審閱文件內(nèi)容，判定檔案價值，確定存毀意見。
4、銷毀失去保存價值的檔案，應逐頁登記造冊，經(jīng)分管領導批準、上級部門審核后才能進行。
5、銷毀文件檔案，必須依規(guī)定在指定的地點進行。
6、銷毀檔案必須有2人以上監(jiān)督銷毀，防止丟失泄密。
7、監(jiān)銷人員監(jiān)銷后在銷毀檔案清冊上注明銷毀日期并簽名蓋章。
第八節(jié)檔案的預立卷制度
學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一，是學校實行部門立卷制度的一個重要環(huán)節(jié)。規(guī)范我校的檔案預立卷工作，對做好平時歸檔工作，提高立卷質(zhì)量，方便歸檔前的查利用具有重要作用。
為了促進我校檔案管理水平的整體提高，現(xiàn)就加強我校檔案預立卷工作提出如下條例：
1、確立和堅持平時歸卷制度，做好收集、整理，并按類目歸卷，便于查找利用。
2、建立規(guī)范的預立卷類目表，并依次設置條款編號。
3、立卷部門可根據(jù)工作實際向檔案室提出對預立卷類目進行調(diào)整建議。
4、明確預立卷工作職責，檔案室人員負責對立卷部門的預立卷工作進行業(yè)務指導并檢查平時歸卷情況。
第四章各級各類檔案工作職責
第一節(jié)檔案工作分管領導職責
1、分管校長職責：認真貫徹《檔案法》，規(guī)劃本校的檔案工作，并把檔案管理工作落在實處，加強檔案管理的教育，增強全體教職工的檔案意識，努力創(chuàng)造條2、件，不斷促進本校檔案工作發(fā)展。
3、辦公室主任職責：領導檔案室工作，認真貫徹宣傳《檔案法》，強化檔案工作，積極開發(fā)檔案信息資源，為本校各項工作提供服務。
4、各處室主任：落實本處室兼職檔案員，加強對處室檔案員考核，以確保處室的材料收集齊全、整理規(guī)范、按時歸檔。
5、對網(wǎng)絡人員工作進行年度考核，實行獎懲辦法，鼓勵先進，促使檔案納入學?？己朔秶?/p>
第二節(jié)文書工作人員職責
1、必須嚴格執(zhí)行《國家行政機關公文處理辦法》，文書處理必須做到準確、及時、安全。
2、負責公文的收發(fā)、公辦、用印、立卷、歸檔，上級來文和部門的文件材料必須分類登記，專柜保存。
3、嚴格執(zhí)行保密制度，不得將文件隨意亂放、折疊、丟失或帶回家，調(diào)借閱文件材料發(fā)須登記。
4、按公文寫作的規(guī)定和要求，認真做好公務文書的擬寫、校對工作和發(fā)文登記。
5、參加校內(nèi)召開的各類會議時，認真做好出席統(tǒng)計和會議記錄。
6、堅持平時立卷，按時完成每年的立卷歸檔任務。
7、認真做好文件清退工作。
第三節(jié)檔案工作人員職責
1、嚴格按照《檔案法》集中統(tǒng)一管理本校各類檔案，為教育科研、教學等工作服務。
2、要忠于職守、刻苦鉆研業(yè)務知識，嚴格執(zhí)行檔案工作制度。
3、認真做好各類檔案的接收、歸檔工作，把好案卷質(zhì)量關，對各處室歸檔的案卷，逐一審查、登記，對不符合要求的堅決退回，及時改正。
4、凡設備開箱、基建項目竣工，檔案人員必須到現(xiàn)場收集有關資料。
5、做好督促、指導工作，定期召開檔案網(wǎng)絡人員會議，進行業(yè)務指導。
6、定期核對清點檔案，保持帳物相符。
7、定期檢查檔案庫房，嚴格“八防”措施。維護檔案的完整與安全，如發(fā)現(xiàn)案卷污損應及時修補。
8、在每年6月底和12月底以前做好上一年度檔案的排列入庫工作，編制案卷目錄，并及時向上級機關報送《檔案工作基本情況表》。
9、積極主動開展檔案提供利用服務，做好編研工作。
第四節(jié)檔案網(wǎng)絡人員職責
1、嚴格遵照《檔案法》實行檔案集中統(tǒng)一管理的原則。
2、負責收集、整理、保管本部門本年度所形成的文件材料。
3、本部門形成的文件材料不得用圓珠筆、彩色筆、鉛筆書寫。
4、做好上級來文和外出人員開會帶回文件的收集、登記工作。
5、及時向檔案室提供信息，協(xié)助檔案室做好平時立卷歸檔工作。
6、主動與檔案室辦理一年一度的移交工作。
7、每一次活動結束后，應及時向檔案室移交有保存價值的各種文字、圖象等不同形式的歷史記錄。
第五節(jié)電子檔案工作職責
1、電子文件從形成到歸檔的管理過程中，應明確職責，責任到人。電子文件的形成、承辦、運轉(zhuǎn)、整理等工作由承辦部門負責;電子文件歸檔案管理的日常監(jiān)督、指導和保管開發(fā)利用等工作，由本校檔案室負責。
2、本校檔案的電子文件，與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理，檔案室配備計算機系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效機讀。
3、專職檔案員應具備計算機專業(yè)知識，熟悉計算機系統(tǒng)，積極主動提供服務，發(fā)揮歸檔電子文件的作用。
第五章檔案分類及檔案人員網(wǎng)絡圖
文書檔案：黨支部、校長室、教導處、總務處、工會、團隊
教學檔案：綜合類、學籍管理類、課堂教學類、德育教育類、藝術科技教育類、衛(wèi)生工作類、教材類、教師隊伍建設類
會計檔案：憑證類、帳冊類、報告類、其它
基建檔案：項目
設備檔案：辦公(輔助)設備、交通工具
科研檔案：課題、論文
聲像檔案：照片、底片
電子檔案：光盤、磁盤
榮譽檔案：獎狀、證書、獎牌(杯)、其它
教師業(yè)務檔案：語、數(shù)、處、政史地心、理化生、音體美勞計(正副本)
一、檔案室應以科學、堅固、安全為基本條件，標準溫度為14—24℃，標準相對濕度為45—60%，應裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲等設施。
二、庫房的檔案柜、架按要求進行排放，對接收來的檔案要進行分類、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理。
三、檔案室應納入學校自動化管理系統(tǒng)，根據(jù)工作需要要逐步設置計算機、復印機、照相機等現(xiàn)代化管理設備。
四、檔案部門應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。
五、檔案室工作人員調(diào)、換工作時應有嚴格的交接手續(xù)。
六、非工作人員不得擅自進入檔案室，節(jié)假日加強保衛(wèi)工作。
七、檔案保管工作，必須認真嚴格地按照各項規(guī)章制度辦事，不得徇私舞弊，玩忽職守。
為了加強本校檔案工作的業(yè)務建設，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，全面提高檔案管理水平，有效地為教育事業(yè)和各項工作服務，為國家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機關公文處理辦法》、國家檔案局《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》的有關規(guī)定，結合本校的具體情況，特制定本制度。
1、檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理的原則。本校在公務活動中形成的具有保存價值的全部檔案均由本校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
2、加強對檔案工作的領導，明確分管校長，并列入議事日程。辦公室由主任具體分工主管檔案工作。
3、建立健全檔案管理網(wǎng)絡，由各部門配備專職檔案人員，業(yè)務上受檔案室指導并配合檢查。
4、本校綜合檔案室同時接受上級主管部門和地方檔案行政管理部門的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。
1、集中統(tǒng)一管理本校在工作活動中形成的、除人事檔案外的各種門類載體的全部檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。
2、指導、檢查、督促文件的形成、積累、整理、歸檔工作。
3、制訂檔案工作計劃和管理規(guī)定。
4、辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。
應當歸檔的文件材料，必須由各部門兼職檔案員收集齊全，分類整理，編制移交清單，按規(guī)定時間移交學校綜合檔案室集中管理，任何個人或部門都不得據(jù)為己有或拒絕移交。
1、日常工作中形成的應歸檔的文件材料，各部門一律在次年的第一季度內(nèi)整理完畢，向檔案室移交。文書檔案應在第二年的六月底以前完成歸檔工作；教學檔案應在第二學年的九月底以前完成歸檔工作。
2、基建工程、設備儀器在項目完成后或告一段落時，經(jīng)辦部門應將歸檔材料組成保管單位，經(jīng)負責人審定后向檔案室移交。
3、一次專題會議、一次活動結束后，應及時將歸檔文件材料向檔案室移交。
4、因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議，獲得的文件材料在一個月內(nèi)向檔案室移交。
5、會計文件材料，一般次年的第一季度由財會人員完成整理立卷，在財務部門保存一年后向檔案室移交。
6、聲像材料要用文字標出攝像、錄音、攝影的對象、時間、地點、內(nèi)容和作者，應及時向檔案室移交。
檔案室在接收到各部門檔案材料后，要按照本?！秾W校檔案分類方案》和《學校檔案檔號編制方法》的有關要求，分類整理，并編制歸檔文件目錄、案卷目錄等。
1、文書檔案實行以件為單位進行整理歸檔，應當按照《歸檔文件整理規(guī)則》的有關要求整理編目。
2、教學檔案實行以卷為單位進行整理歸檔，應當按照《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》的有關要求整理編目。
3、會計檔案按照《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷格式》的有關要求整理編目。
4、基建、設備、科研檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的有關要求整理編目。
5、照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》的有關要求整理編目。
6、錄音、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》的有關要求整理編目。
7、計算計光盤、激光視盤和激光唱盤等檔案應按《電子文件歸檔管理規(guī)范》的有關要求整理編目。
8、實物檔案包括各種榮譽獎品的、宣傳紀念品等不同載體和不同物質(zhì)形態(tài)的實物原件，應當按件編寫說明和編制目錄。
1、檔案員每季度要對庫房檔案管理狀況進行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向分管主任匯報，并采取有效措施，保證檔案的安全。
2、庫房做到防盜、防光、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高溫，室內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕的物品，杜絕有害氣體和物理污染竄入室內(nèi)。
3、做好庫房溫、濕度記錄，定期進行，發(fā)現(xiàn)超過規(guī)定的溫、濕度時，要及時采取降溫、降濕措施。
4、對膠片、照片、錄音帶、錄像帶等采取特制的裝具進行保管。
5、定期打掃庫房衛(wèi)生，做到窗明地凈，箱柜無灰塵，，室內(nèi)無蛛網(wǎng)，櫥柜架排列有序。
6、下班前認真檢查門窗，切斷庫房電源，保證檔案的安全。
1、加強保密教育，認真學習貫徹《保密法》，充分認識檔案工作的重要性、機要性，自覺保守黨和國家的機密。
2、健全保密制度，嚴格遵守接待、保管、安全、保衛(wèi)等有關保密規(guī)定，杜絕工作差錯。
3、開展保密檢查，定期對室藏檔案資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)泄密事件及時追查，并報告領導及有關部門。
4、嚴格調(diào)閱制度，健全借閱手續(xù)。凡外地、外來單位來查閱檔案者，須持單位介紹信，嚴禁將檔案帶出閱檔室。
5、不得讓無關人員隨意進入檔案庫房。
6、無保存價值的檔案資料及文件材料，嚴格辦理銷毀審批手續(xù)，統(tǒng)一送市保密回收站銷毀。
7、凡違反保密規(guī)定造成損失的，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應處罰，構成犯罪的依法追究刑事責任。
1、檔案人員熟悉室藏檔案情況和主動了解學校各項工作對利用檔案的需要，積極主動地做好提供利用工作。
2、檔案室必須編制《歸檔文件目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》，并根據(jù)利用工作的需要編制專題文件目錄（卡片）等檢索工具。
3、建立計算機文件級目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)計算機管理和檢索檔案，做到調(diào)卷迅速、準確。
4、檔案室利用檔案資源，開展檔案的編研工作，編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題文件匯集等匯編資料。
5、外單位來檔案室借閱檔案，應按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在檔案室閱覽室或指定地點閱檔，不得外借。查閱檔案時，不允許在案卷上圈劃、批注、污損、涂改、剪裁、撕頁、折卷。
6、本校工作人員或基層單位因工作需要查閱檔案時，一般應在檔案室內(nèi)閱看，不得外借，如特殊情況需外借時，須經(jīng)分管領導批準，辦理登記批準手續(xù)，約定歸還日期。借閱者不得將案卷轉(zhuǎn)借他人。
7、秘密級檔案須經(jīng)領導批準后方可查閱，閱者對所借檔案負有保密和安全責任，并須在檔案室閱辦，閱后及時歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、損壞、拍照或復印。
8、凡經(jīng)批準查閱的檔案，如需摘抄、復制（?。?，須經(jīng)檔案專管干部審核，確認無誤后加蓋證明章才能生效。
9、檔案利用反饋工作，由利用者或檔案人員填寫《檔案利用效果登記簿》。
1、檔案統(tǒng)計工作的主要內(nèi)容包括：檔案室人員、經(jīng)費、設備、面積情況；室藏檔案資料的種類和數(shù)量情況；檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研情況，以表、冊等形式提示它們的過程、現(xiàn)狀和變化。
2、統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須準確可靠，不得馬虎草率和弄虛作假。
3、定期、不定期地進行帳物核對，做到帳物相符。
4、建立統(tǒng)計臺帳，及時做好平時原始數(shù)據(jù)的登記工作，注意積累統(tǒng)計資料。
5、統(tǒng)計報表應注明填報單位、時間、填表人、審核人。填寫時一律用阿拉伯數(shù)字書寫，字跡工整清晰。
1、根據(jù)國家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》、《文字檔案保管期限表》，結合本校的具體情況，制定本校檔案保管期限表，定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀。
2、為了保證鑒定工作有組織、有監(jiān)督地進行，必須建立檔案鑒定工作小組，由校分管檔案的領導、檔案人員和有關業(yè)務部門的代表組成。
3、鑒定應采取直接鑒定法，按照檔案的實際情況以案卷為單位，逐件逐張地審查，直接判定其價值。對一時難以判定價值的檔案，應采取保存從寬，銷毀從嚴；孤本從嚴，復本從寬的處理方法。
4、對鑒定后需要銷毀的檔案，必須確認已無價值，經(jīng)分管領導審批，并報區(qū)文教局、檔案局后再行銷毀。
5、銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)校分管領導批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期、地點，并由監(jiān)銷人簽字。
6、檔案銷毀清冊應歸入全宗卷，以留存查。
一、檔案保管制度
1、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。
2、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關檔案資料管理規(guī)章和制度。
3、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。
4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。
5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
6、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
7、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。
四、因需要經(jīng)批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復印、傳真件）及委托查閱。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負責人或?qū)W校分管領導批準，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時，按學校有關規(guī)定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
七、未經(jīng)主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案內(nèi)容。
檔案室人員
一、積極宣傳黨和國家關于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項檔案業(yè)務。
三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術，嚴守國家機密。
四、積極開展咨詢服務；熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層，開展對兼職檔案員的業(yè)務培訓和指導工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權限，有異議時由鑒定組裁定。
三、檔案達到開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領導批準后，方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊（注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員）；銷毀時由3人執(zhí)行；事后在清冊上注明銷毀日期并簽字；清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作，下班時關好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災要迅速報告，并全力撲救。
一、村檔案工作是村管理工作的重要組成部分。建立健全村種類檔案，目的主要在于為村領導和上級有關領導部門分析、總結、部署及調(diào)度村工作和對村工作做出決策，提供準確、可靠的依據(jù)。村要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好村的檔案建設。
二、村建立綜合檔案室，統(tǒng)一存放各種門類的檔案，包括文書檔案、會計檔案、基建檔案、榮譽檔案、學籍檔案、村民檔案、特殊載體等。
三、檔案室要制定檔案文件資料收集細目，檔案員要按照這一細目全面及時地搜集各類檔案資料，并定期征集歸檔、建檔。
四、建立健全并認真落實好檔案工作的各項規(guī)章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度及監(jiān)督檢查制度等。有檔案達標計劃，使村檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化、科學化。
五、嚴格完善歸檔制度。檔案員和各處組室要按照國家檔案部門統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)格和要求，明確歸檔范圍，及時搜集立卷，嚴格立卷質(zhì)量和保管期限。
六、檔案員要認真學習檔案法規(guī)和處理程序，熟悉村各方面的工作，加強檔案業(yè)務訓練，努力提高自己的業(yè)務水平和管理水平。
七、檔案員要按時向上級主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。
八、村內(nèi)人員借閱業(yè)務性檔案，須經(jīng)有關領導同意后方可查閱，并辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。村外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)村主要負責人批準后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料，必須經(jīng)檔案室人員仔細核對簽署意見。
九、健全各種檢索工具，開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務范圍，提高檔案的利用效益。
十、加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、干燥、自然通風，嚴禁吸煙，注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外泄檔案中的機密
一、嚴格執(zhí)行檔案管理辦法、路竣工資料編制管理辦法、路檔案管理制度、公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法交辦發(fā)﹝20xx﹞382號、交通建設項目檔案管理文件匯編等相關文件有關檔案規(guī)章制度；
二、對本單位的文書檔案、項目基建檔案等實行集中統(tǒng)一管理，任何科室、部門和個人不得據(jù)為己有，或遲遲不向檔案部門移交；三、對破損具有長期或永久保存價值的檔案資料需進行修復和復制；
四、建立檔案登記統(tǒng)計制度，對檔案資料的收進、送出、保管利用等情況進行登記和統(tǒng)計；
五、定期對檔案保管工作進行檢查，確保檔案資料的安全；
（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及調(diào)度學校工作作出決策提供科學可靠的依據(jù)。
（二）全面系統(tǒng)地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。學校檔案按類以時間為續(xù)建立，教師的一般人事檔案、一般職務檔案和業(yè)務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆、按班分類建立。
（一）凡是本單位在黨、政、工、團、基建、教學、財務活動中形成的具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。
（二）檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋、檔案卷的規(guī)格要符合上級有關部門統(tǒng)一要求。
（三）歸檔材料應統(tǒng)一使用規(guī)定紙裝訂。文字必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。
（四）卷宗必須注明保存期限，凡注明“短期”的一般以五年為限；注明“長期”的由學校根據(jù)實際需要決定保存期限。
（五）凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學?？筛鶕?jù)需要自行決定是否保存。
（一）教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術職務，獲得學位、學銜，調(diào)資，入黨入團，獎懲等材料要及時收入個人檔案。
（二）外來文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號登記，交校有關領導閱后即立卷歸檔。
（三）校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教務處、德育處、總務處、工會、團隊等部門應將有關材料分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
（一）教職工因工作調(diào)動，需要轉(zhuǎn)遞檔案，必須按上級有關部門通知的轉(zhuǎn)遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉(zhuǎn)遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學校主要領導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案管理人員仔細核對簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。
（二）校內(nèi)人員借閱業(yè)務性檔案，學生學籍檔案須經(jīng)有關領導同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。
（三）凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。
（一）嚴守有關保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律。
（二）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
（三）檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密，檔案室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等不得亂扔亂拋，應按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，(須經(jīng)辦公室負責人或?qū)W校分管領導批準，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時，按學校有關規(guī)定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
七、未經(jīng)主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案內(nèi)容。
一、本單位所有工作人員在公務活動中形成的對單位和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料均須歸檔。
二、歸檔文件材料必須齊全完整，整理時做到分類科學，保管期限劃分準確，檔號編制規(guī)范。
三、單位的文書、業(yè)務、照片、音像等文件材料在年度結束后，由承辦部門收集、整理，于第二年度上半年交檔案室集中管理。
四、單位的會計文件材料年度結束后，由會計部門整理編目，在會計部門保管一年，于第三年度上半年交檔案室集中管理。
五、承辦部門向檔案室移交檔案時要編制移交目錄，交接人員必須認真清點，并在移交目錄上簽字。
六、任何個人與部門不得將應當歸檔的材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。
一、認真學習貫徹黨和國家檔案工作方面的方針政策，執(zhí)行檔案工作法律法規(guī)，做到忠于職守，愛崗敬業(yè)。
二、認真鉆研檔案工作理論和技能，接受繼續(xù)教育和崗位培訓，具備相應的檔案專業(yè)知識，持證上崗。
三、發(fā)揚"甘為人梯，無私奉獻"的蘭臺精神，積極為單位的各項工作服務，為國家和民族積累檔案史料。
四、遵守保密紀律，嚴格控制機密檔案的使用范圍，及時做好檔案降密、解密工作。
五、執(zhí)行檔案登記備案和報送現(xiàn)行文件制度，及時向有關部門報送有關報表和文件。
六、積極參加檔案學會工作，結合工作實際開展檔案學理論研究，總結工作經(jīng)驗和撰寫學術論文。