最簡單的檔案管理制度內(nèi)容

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好的制度可以有效地規(guī)范人們的行為,提高工作效率,并避免混亂和浪費(fèi)。優(yōu)秀的最簡單的檔案管理制度內(nèi)容是什么樣的?下面給大家?guī)碜詈唵蔚臋n案管理制度內(nèi)容,供大家參考。

最簡單的檔案管理制度內(nèi)容篇1

1總則

1.1為貫徹“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的方針,預(yù)防和控制職業(yè)危害,保障職工身體健康,結(jié)合__集團(tuán)有限公司(以下簡稱集團(tuán)公司)實(shí)際情況,特制定本辦法。

1.2本辦法適用于集團(tuán)公司和集團(tuán)公司全資、控股子公司及其續(xù)延分支機(jī)構(gòu)。

1.3編制依據(jù):《中華人民共和國職業(yè)病防治法》、《作業(yè)場所職業(yè)健康監(jiān)督管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)以及《__集團(tuán)有限公司安全生產(chǎn)責(zé)任制度》。

2本辦法中的名詞定義

2.1職業(yè)病:指勞動者在職業(yè)活動中接觸職業(yè)危害因素而引起的疾病,并符合國家《職業(yè)病目錄》中公布的疾病。

2.2職業(yè)危害因素:指因職業(yè)活動中存在的各種有害的化學(xué)、物理、生物因素以及在作業(yè)過程中產(chǎn)生的其他職業(yè)危害因素。

2.3職業(yè)禁忌:指勞動者從事特定職業(yè)或者接觸特定職業(yè)危害因素時,比一般職業(yè)人群更易于遭受職業(yè)病危害和罹患職業(yè)病或者可能導(dǎo)致原有自身疾病病情加重,或者在從事作業(yè)過程中誘發(fā)可能導(dǎo)致對他人生命健康構(gòu)成危險的疾病的個人特殊生理或者病理狀態(tài)。

2.4職業(yè)健康檢查:指對從事接觸職業(yè)危害因素作業(yè)的勞動者所進(jìn)行的醫(yī)學(xué)檢查。職業(yè)健康檢查包括上崗前、在崗期間、離崗時和應(yīng)急健康檢查。

3職責(zé)分工

3.1職業(yè)衛(wèi)生(健康)管理部門

3.1.1是集團(tuán)公司職業(yè)衛(wèi)生工作主管部門,負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家、地方政府有關(guān)職業(yè)病防治的法律法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)和公司有關(guān)要求。

3.1.2制訂集團(tuán)公司職業(yè)衛(wèi)生工作方針、規(guī)劃和管理制度。

3.1.3編制集團(tuán)公司年度職業(yè)衛(wèi)生工作計劃,并組織實(shí)施。

3.1.4負(fù)責(zé)集團(tuán)公司職業(yè)病防治工作的部署、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、推進(jìn)和考核等工作。

3.1.5協(xié)助行政部門調(diào)查處理職業(yè)危害事故。

3.2人力資源部門

負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)子公司接觸職業(yè)危害因素崗位信息和員工信息的維護(hù)。

3.3工會

對集團(tuán)公司職業(yè)病防治工作實(shí)施民主監(jiān)督,并對集團(tuán)公司與職工之間就職業(yè)病防治等有關(guān)問題進(jìn)行協(xié)調(diào)。

3.4各單位

3.4.1是職業(yè)病防治責(zé)任單位,對本單位產(chǎn)生的職業(yè)危害負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)集團(tuán)公司有關(guān)職業(yè)衛(wèi)生工作的各項(xiàng)要求;建立、健全本單位職業(yè)病防治的管理制度及相關(guān)的操作規(guī)程。并對本公司所屬各單位的職業(yè)病防治工作實(shí)行檢查和考核。

3.4.2負(fù)責(zé)本單位建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)衛(wèi)生“三同時”工作,落實(shí)職業(yè)病防護(hù)設(shè)施及相關(guān)職業(yè)病防治工作費(fèi)用預(yù)算,確保建設(shè)項(xiàng)目符合國家《建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害分類管理辦法》等有關(guān)規(guī)定要求,并上報地方衛(wèi)生行政部門對其進(jìn)行審核、評價和驗(yàn)收。

3.4.3負(fù)責(zé)向供貨商索取職業(yè)危害有關(guān)的化學(xué)材料產(chǎn)品中文安全技術(shù)說明書。

3.4.4按照國家、地方政府和集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定,負(fù)責(zé)接害崗位認(rèn)定工作,定期對工作場所進(jìn)行職業(yè)危害因素檢測、評價;負(fù)責(zé)開展職業(yè)危害因素治理,采用有效的職業(yè)病防護(hù)措施,確保職業(yè)危害因素的強(qiáng)度或者濃度符合國家職業(yè)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),并建立本單位職業(yè)衛(wèi)生檔案。

3.4.5負(fù)責(zé)對從事接觸職業(yè)危害作業(yè)的員工(簡稱接害員工,含協(xié)力員工),組織上崗前、在崗期間、離崗時和離崗后醫(yī)學(xué)隨訪及應(yīng)急健康檢查,并建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。

3.4.6負(fù)責(zé)接害員工的危害告知和職業(yè)衛(wèi)生知識培訓(xùn),并督促其做好相應(yīng)防護(hù),為其提供足量有效的個人防護(hù)用品。

3.4.7組織并開展對本單位的負(fù)責(zé)人和接害員工的職業(yè)病防治知識的宣傳教育和培訓(xùn)工作。

3.4.8負(fù)責(zé)安排職業(yè)病診斷、治療和報告。按照健康檢查結(jié)果,對疑似職業(yè)病的員工進(jìn)行復(fù)查、隨訪和診療;對職業(yè)禁忌的員工應(yīng)調(diào)離原崗位。

3.4.9對用于預(yù)防和治理職業(yè)危害、工作場所職業(yè)危害因素檢測、健康監(jiān)護(hù)和職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)等費(fèi)用,應(yīng)在生產(chǎn)成本中據(jù)實(shí)列出。

3.4.10制訂急性職業(yè)危害事故應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練。發(fā)生急性職業(yè)危害事故時,協(xié)助集團(tuán)公司和安監(jiān)部門進(jìn)行事故的現(xiàn)場調(diào)查和處理工作。

3.5接害員工

3.5.1學(xué)習(xí)和遵守集團(tuán)公司有關(guān)職業(yè)衛(wèi)生管理制度、本崗位操作規(guī)程;自覺接受培訓(xùn),掌握與崗位相關(guān)的職業(yè)衛(wèi)生知識。

3.5.2正確使用、維護(hù)職業(yè)病防護(hù)設(shè)備和個體防護(hù)用品;

3.5.3自覺參加職業(yè)健康檢查和復(fù)查;在職業(yè)病診斷、鑒定需要時,應(yīng)向有關(guān)部門如實(shí)提供相關(guān)的資料。

4職業(yè)衛(wèi)生管理業(yè)務(wù)流程(流程圖略)。

5職業(yè)衛(wèi)生管理要求

5.1一般要求

5.1.1存在職業(yè)危害因素的單位應(yīng)設(shè)置或指定職業(yè)衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)為本單位職業(yè)衛(wèi)生工作主管部門,并至少配備1-2名專職或兼職的職業(yè)衛(wèi)生管理人員,負(fù)責(zé)本單位的職業(yè)病防治工作。

5.1.2存在職業(yè)危害因素的單位應(yīng)制訂年度職業(yè)衛(wèi)生工作計劃,報集團(tuán)公司安全保衛(wèi)監(jiān)督部備案,并按年度計劃開展職業(yè)衛(wèi)生管理工作。

5.2職業(yè)病前期預(yù)防

5.2.1對本單位可能涉及職業(yè)危害因素建設(shè)項(xiàng)目,負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)職業(yè)病防護(hù)設(shè)施“三同時”,并向地方衛(wèi)生行政部門提交:在可行性論證階段職業(yè)危害預(yù)評價報告;竣工驗(yàn)收階段的職業(yè)危害控制效果評價報告;職業(yè)危害項(xiàng)目申報資料。

5.2.2作業(yè)場所的`生產(chǎn)布局、衛(wèi)生設(shè)施及職業(yè)危害因素的濃度(強(qiáng)度)、防護(hù)設(shè)施等應(yīng)符合國家相關(guān)職業(yè)衛(wèi)生要求;使用高毒物品作業(yè)項(xiàng)目單位,應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定并應(yīng)當(dāng)設(shè)置警示標(biāo)識與報警設(shè)施、現(xiàn)場急救用品、沖淋設(shè)備,配置應(yīng)急撤離通道和必要的避險區(qū)。

5.2.3不得將產(chǎn)生職業(yè)危害的作業(yè)轉(zhuǎn)移給不具備職業(yè)病防護(hù)條件的單位;不具備職業(yè)病防護(hù)條件的單位不得承接產(chǎn)生職業(yè)危害的作業(yè)。

5.3作業(yè)過程的職業(yè)病預(yù)防

5.3.1對本單位生產(chǎn)工藝流程、作業(yè)環(huán)境和勞動過程中可能產(chǎn)生的職業(yè)危害因素進(jìn)行辨識、匯總,并進(jìn)行接觸職業(yè)危害因素崗位認(rèn)定。不得安排未成年工從事接觸職業(yè)危害的作業(yè);不得安排孕期、哺乳期的女職工從事對本人和胎兒、嬰兒有危害的作業(yè)。

5.3.2編制本單位(年度)職業(yè)病防治計劃和實(shí)施方案;建立職業(yè)衛(wèi)生檔案和健康監(jiān)護(hù)檔案。

5.3.3定期開展對作業(yè)現(xiàn)場職業(yè)危害因素日常監(jiān)測并委托具有相應(yīng)資質(zhì)的職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行檢測、評價。

5.3.4根據(jù)工作場所職業(yè)危害因素種類和對人體的影響途徑等特點(diǎn),為接害人員提供符合要求的個人防護(hù)用品,并建立使用、維護(hù)、管理制度。

5.4職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施維護(hù)

5.4.1各單位應(yīng)對職業(yè)病防護(hù)設(shè)施做好日常維護(hù)管理,建立臺帳,記錄其運(yùn)行、使用和維護(hù)狀況;已投入使用的職業(yè)病防護(hù)設(shè)施必須與主體設(shè)備同步運(yùn)行、同步維修,并落實(shí)專人負(fù)責(zé)管理。

5.4.2各單位在生產(chǎn)設(shè)備檢修完畢后,必須及時使職業(yè)病防護(hù)設(shè)施復(fù)位;原有職業(yè)病防護(hù)設(shè)施需改進(jìn)或調(diào)換時,在新的防護(hù)設(shè)施投入使用前,不得停用或拆除。

5.4.3各單位定期對工作場所職業(yè)危害防護(hù)設(shè)施的技術(shù)控制效果進(jìn)行檢測,并制定相應(yīng)的整改措施。

5.5健康監(jiān)護(hù)

5.5.1按國家衛(wèi)生部門規(guī)定,各單位組織接害人員進(jìn)行職業(yè)健康體檢,職業(yè)健康檢查必須由衛(wèi)生行政部門批準(zhǔn)從事職業(yè)健康檢查的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)承擔(dān)。

5.5.2對健康檢查中發(fā)現(xiàn)患有與職業(yè)危害有關(guān)疾患的職工,應(yīng)及時安排復(fù)查;對必須進(jìn)行離崗后醫(yī)學(xué)隨訪或需應(yīng)急健康檢查的接害崗位員工,應(yīng)根據(jù)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的要求組織安排。

5.5.3應(yīng)及時將職業(yè)健康檢查結(jié)果如實(shí)告知受檢者本人;對被診斷為職業(yè)禁忌的員工,應(yīng)將其調(diào)離原工作崗位并妥善安置。

5.6職業(yè)病管理

5.6.1職業(yè)病的診斷和治療,除須搶救的患者外,必須到有相應(yīng)職業(yè)病診療資質(zhì)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行就診。

5.6.2建立健全職業(yè)病患者的相關(guān)檔案,職業(yè)病患者調(diào)離本單位,其職業(yè)病相關(guān)病史檔案應(yīng)移交新單位。

5.7職業(yè)危害事故處置

5.7.1發(fā)生職業(yè)危害事故,應(yīng)按集團(tuán)公司《災(zāi)害與事故快報管理辦法》及時上報,對發(fā)生急性職業(yè)病傷害事故的應(yīng)組織現(xiàn)場急救,必要時啟動應(yīng)急預(yù)案。

5.7.2發(fā)生急性中毒事故,按市安全生產(chǎn)監(jiān)管局、市衛(wèi)生局《關(guān)于受理用人單位發(fā)生急性中毒事故事項(xiàng)的通知》(滬安監(jiān)管監(jiān)二〔20__〕105號)規(guī)定處理。

5.8職業(yè)衛(wèi)生教育

5.8.1職業(yè)衛(wèi)生教育對象系接害單位各級責(zé)任者、管理者、接害員工,包括就業(yè)(上崗)前、在崗定期和特殊職業(yè)衛(wèi)生教育。

5.8.2就業(yè)前(上崗)教育:上崗前培訓(xùn)可與入廠三級安全教育結(jié)合,員工經(jīng)培訓(xùn)后,考試合格方可上崗;內(nèi)容主要為職業(yè)衛(wèi)生法規(guī)的一般常識、單位職業(yè)衛(wèi)生管理細(xì)則與本崗位操作規(guī)程、本崗位職業(yè)危害因素的預(yù)防知識等。

5.8.3在崗期教育:在崗期間培訓(xùn)可與班組學(xué)習(xí)相結(jié)合;主要內(nèi)容為本單位(崗位)職業(yè)危害因素種類、理化特性,源點(diǎn)產(chǎn)生原因、環(huán)境污染程度,防護(hù)設(shè)施原理及運(yùn)用、符合衛(wèi)生要求的個體防護(hù)用品選用,職業(yè)病預(yù)防知識等內(nèi)容。

5.8.4特殊教育:特殊(高毒、高危險)崗位和職業(yè)病人應(yīng)視不同情況接受相應(yīng)的崗位職業(yè)衛(wèi)生知識;崗位衛(wèi)生保健與應(yīng)急救援知識等內(nèi)容。

6考核

對違反職業(yè)病防治法規(guī)及本管理辦法的行為,按集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

7附則

7.1本辦法由公司__部門負(fù)責(zé)解釋。

7.2本辦法自實(shí)施之日起生效。

最簡單的檔案管理制度內(nèi)容篇2

一、設(shè)立健康檔案資料室,以個人為單位,一人一檔的原則為學(xué)生建立健康檔案。

二、健康檔案要集中檔案室保管,按行政村名和編號順序存放,檔案專柜存放,保持整潔、美觀和規(guī)范有序,逐漸實(shí)行計算機(jī)化管理。

三、責(zé)任醫(yī)生要對健康檔案進(jìn)行分類專冊登記,檔案盒要目錄和分類信息登記。

四、定期開展隨訪工作,每年免費(fèi)隨訪4次,體檢和健康隨訪服務(wù)等資料內(nèi)容及時記錄在健康檔案中,對體檢和隨訪發(fā)現(xiàn)的健康問題,進(jìn)行有針對性的以健康教育為重點(diǎn)的健康干預(yù)。

五、資料管理人員應(yīng)及時登記已經(jīng)獲取的各種信息,并進(jìn)行分析統(tǒng)計,及時反饋。

六、非衛(wèi)生服務(wù)資料管理人員,不得隨意翻閱已經(jīng)建檔的各種資料。未經(jīng)資料管理人員同意,任何人不得調(diào)出、轉(zhuǎn)借各種檔案資料。

最簡單的檔案管理制度內(nèi)容篇3

一、統(tǒng)計檔案包括:統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計年報及統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、文件等有保存價值的統(tǒng)計資料。

二、統(tǒng)計檔案屬國家所有,任何人不得據(jù)為已有,統(tǒng)計人員因工作變動時,必須移交所有統(tǒng)計檔案資料。

三、統(tǒng)計檔案要有專人負(fù)責(zé),并嚴(yán)格遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定,統(tǒng)一編號、統(tǒng)一格式裝訂,保管期限按照國家檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

四、統(tǒng)計檔案嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)計檔案資料的保密制度,不準(zhǔn)外借,不準(zhǔn)私自帶回家中,不準(zhǔn)損壞丟失。

五、統(tǒng)計檔案要及時整理歸檔,并妥善保管。

最簡單的檔案管理制度內(nèi)容篇4

校舍檔案是維護(hù)學(xué)校權(quán)益,查勘維修房屋,合理使用校舍,反映學(xué)校建設(shè)歷史的重要資料。為了加強(qiáng)校舍檔案管理,更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù),根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,特制定本制度:

一、檔案的收集

要充分認(rèn)識校舍檔案收集的意義,在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集,檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。

1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。

2、應(yīng)有積極態(tài)度和主動精神,不能坐門等客。

3、一式二份,正本放教育委員會,副本存學(xué)校。

4、當(dāng)撤銷學(xué)校的校舍檔案,應(yīng)全部移交給市教育委員會。

二、校舍檔案管理

1、邊鑒定邊整理,按要求進(jìn)行分類、組卷,文件排列、案卷的裝訂,案卷的排列,案卷目錄的編制等工作。

2、嚴(yán)格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系,利用原有基礎(chǔ),便于保管和利用。

3、檔案整理要充分利用原有的基礎(chǔ)。

4、檔案的整理必須便于保管和利用。

三、檔案的保管

按要求設(shè)立庫房,庫房的要求達(dá)到“十防”,按要求設(shè)置保管設(shè)備,材料要達(dá)到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致,移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數(shù)量、名稱。

四、檔案的移交

交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點(diǎn)核對,并在交接收據(jù)上簽名蓋章,其收據(jù)一式三份,交接雙方各一份,會計一份。

五、查閱和借閱

1、首先辦理查閱或借閱手續(xù),外單位查閱或借閱須持介紹信和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手續(xù)。

2、查閱或借閱,只允許在檔案室進(jìn)行。

3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉(zhuǎn)讓他人閱覽、缺頁等,嚴(yán)守保密規(guī)定,歸還時清點(diǎn)清楚。

4、查閱或借閱時,嚴(yán)禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染檔案。

六、檔案保密

檔案室必須有安全保證,措施到位,查閱、借閱必須在檔案室內(nèi)查閱。閱后不能亂說,閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后,二人以上人員監(jiān)銷。

七、清銷

1、清銷之前,首先由管理員定期和不定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計,如發(fā)現(xiàn)確實(shí)因污染、損壞等原因造成無使用保留價值,經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。

2、清銷應(yīng)有二人以上人員監(jiān)銷,以防失泄機(jī)密。

3、要遵守保密規(guī)定,堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。

最簡單的檔案管理制度內(nèi)容篇5

制定背景

機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展歷程,就是機(jī)關(guān)檔案工作不斷制度化、規(guī)范化的過程。1955年1月17日《中國共產(chǎn)黨中央和省(市)級機(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》(中央辦公廳秘書局起草,中共中央批準(zhǔn))和1957年2月28日《國家機(jī)關(guān)文書立卷工作和檔案室工作暫行通則》(國家檔案局起草,國務(wù)院批準(zhǔn))頒布實(shí)施,分別對黨、政機(jī)關(guān)的檔案工作提出了規(guī)范要求。1961年12月31日,經(jīng)中央辦公廳批準(zhǔn),國家檔案局發(fā)布施行《機(jī)關(guān)檔案室工作通則》(1964年10月14日修訂),規(guī)定了各級黨、政、軍機(jī)關(guān)和企業(yè)、事業(yè)、人民公社、人民團(tuán)體等單位檔案室工作要求,實(shí)現(xiàn)黨、政檔案工作的統(tǒng)一管理。1983年4月28日,中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》(廳發(fā)〔1983〕64號),確立了沿用至今的機(jī)關(guān)檔案工作體制、機(jī)構(gòu)、干部等內(nèi)容,規(guī)定了機(jī)關(guān)檔案工作基本業(yè)務(wù)要求。

之后頒布實(shí)施的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》,與《機(jī)關(guān)檔案工作條例》一并為機(jī)關(guān)檔案工作提供了根本的法律法規(guī)保障。國家檔案局以此為依據(jù),相繼發(fā)布《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》等規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),為各地區(qū)各部門機(jī)關(guān)檔案工作的開展創(chuàng)造了良好的制度環(huán)境。近年來,隨著信息化的快速發(fā)展和檔案管理實(shí)踐的不斷進(jìn)步,檔案管理越來越趨向?qū)I(yè)化、精細(xì)化,這對機(jī)關(guān)檔案制度建設(shè)提出了更高的要求。

1

補(bǔ)足機(jī)關(guān)檔案制度體系缺環(huán)

機(jī)關(guān)檔案工作有《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等宏觀層面上的規(guī)定,也有《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》等針對某一方面具體工作、微觀層面的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),但缺乏一個中觀層面、承上啟下的制度辦法,使機(jī)關(guān)檔案制度體系存在明顯缺環(huán),影響到相應(yīng)法律法規(guī)及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行。

2

完善機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)要求

現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)大多制定時間較早,機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)要求缺位現(xiàn)象比較嚴(yán)重,比如檔案用房面積、技術(shù)和設(shè)施設(shè)備要求,錄音、錄像、實(shí)物等門類檔案歸檔與管理要求等都缺乏明確規(guī)定,導(dǎo)致各地區(qū)各部門在進(jìn)行業(yè)務(wù)建設(shè)或指導(dǎo)時標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一,影響了相關(guān)工作的開展。另外,電子文件、電子檔案管理的整體性、原則性、關(guān)鍵性要求也不夠充分,無法適應(yīng)新形勢下機(jī)關(guān)檔案工作的新需要。

3

融會貫通相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

在現(xiàn)行的幾十項(xiàng)檔案規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)中,大部分都與機(jī)關(guān)檔案工作有關(guān)。由于機(jī)關(guān)檔案人員流動性大、專崗專責(zé)難度較高,加之還承擔(dān)其他工作,很難將這些分散的要求悉數(shù)掌握。所以,《規(guī)定》的制定思路就是把相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的核心要素抽取出來,再加上新形勢下的新要求,打造一個涵蓋各種載體、各個流程的制度規(guī)范,便于機(jī)關(guān)檔案工作人員把握和執(zhí)行。另外,檔案標(biāo)準(zhǔn)一般為推薦性質(zhì),原則上可自愿執(zhí)行,而這些標(biāo)準(zhǔn)又與檔案資源質(zhì)量息息相關(guān),因而需要規(guī)范性文件賦予其強(qiáng)制執(zhí)行力。

制定過程

《規(guī)定》的制定過程經(jīng)歷了草稿、初稿、征求意見稿、送審稿等階段,稿本先后迭代十余次。主要過程如下:

認(rèn)真調(diào)研、論證,進(jìn)行充分準(zhǔn)備。20__年,對《規(guī)定》制定的可行性、必要性開展調(diào)研、論證,并在湖北召開專題會議進(jìn)行討論研究。在此基礎(chǔ)上,草擬了《關(guān)于〈機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)定〉(暫定名)相關(guān)情況的匯報》,提出了制定《規(guī)定》的主要理由、工作目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)路徑、工作計劃,形成《規(guī)定》草稿,報請批準(zhǔn)實(shí)施。

正式啟動編制工作。20__年3月,經(jīng)報批同意,確定《規(guī)定》編制工作任務(wù)和要求。成立了《規(guī)定》起草工作組,擬定了編制方案,正式啟動《規(guī)定》的制定工作。

廣泛征求各地區(qū)各部門意見。20__年5月,形成《規(guī)定》初稿,在廣東召開專題會議對初稿進(jìn)行討論、論證。20__年1月,在北京召開專家咨詢會,聽取中央和國家機(jī)關(guān)協(xié)作組組長單位專家意見。4月,根據(jù)專家咨詢會提出的意見,形成《規(guī)定》征求意見稿,并向各地區(qū)各部門廣泛征求意見。

反復(fù)修改,形成送審稿。20__年8月,對各地各部門反饋的628條意見進(jìn)行逐條研究、處理,采納402條,部分采納114條,形成《規(guī)定》送審稿。9月底,召開評審會議,最高人民檢察院、中央編譯局、國家測繪地理信息局、安監(jiān)總局檔案館、民航局檔案館、中國人民大學(xué)檔案學(xué)院等單位專家對《規(guī)定》進(jìn)行討論、論證并通過評審。

正式對外公布。20__年10月—20__年10月,根據(jù)專家組、各部門提出的修改意見,調(diào)整規(guī)范名稱,并對送審稿內(nèi)容進(jìn)一步修改完善,提交國家檔案局審查批準(zhǔn)后,于20__年10月11日正式對外公布。

主要目標(biāo)

《規(guī)定》以問題為導(dǎo)向,以解決如下問題為主要目標(biāo):

1

機(jī)關(guān)檔案工作的組織、領(lǐng)導(dǎo)問題

按照《規(guī)定》頒布之前的機(jī)關(guān)檔案工作組織建制,機(jī)關(guān)存在機(jī)關(guān)辦公廳(室)、機(jī)關(guān)檔案部門、檔案鑒定小組等與機(jī)關(guān)檔案工作密切相關(guān)的組織形態(tài)。不過,這些組織一般限于在某一范圍或領(lǐng)域開展工作,很難統(tǒng)籌協(xié)調(diào)信息化、解密劃控等重要工作。從多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來看,檔案工作開展較好的機(jī)關(guān),一般會由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu))及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制,協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng),取得了很好的效果。這種行之有效的做法值得在更大的范圍內(nèi)推廣。

2

檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置及檔案人員配備問題

經(jīng)過多年不斷調(diào)整,各地區(qū)各部門完全意義上的檔案處室數(shù)量較少,不少單位是以保密檔案處、機(jī)要檔案處等名義出現(xiàn)。個別單位的檔案工作是由其他處室甚至是事業(yè)單位代為承擔(dān),部門名稱完全沒有體現(xiàn)檔案工作屬性。如果不予以規(guī)范,將會影響檔案工作在機(jī)關(guān)的正常開展。另外,檔案人員是否專職、是否正式在編、是否專業(yè)等機(jī)關(guān)檔案工作中的老大難問題,由于之前缺乏明文規(guī)定,也給檔案工作隊伍的建設(shè)和發(fā)展帶來了一定影響。

3

監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)的主輔關(guān)系問題

檔案行政管理部門主管檔案工作,負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。為充分發(fā)揮行業(yè)主管部門的推動作用,《機(jī)關(guān)檔案工作條例》賦予行業(yè)主管機(jī)關(guān)對本系統(tǒng)一定的監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查權(quán)限。實(shí)踐中,有些行業(yè)主管部門以此為據(jù),對本系統(tǒng)檔案工作提出了管理方法和要求,但有些與地方檔案行政管理部門,甚至與國家相關(guān)要求不一致,導(dǎo)致地方機(jī)關(guān)無所適從,既影響了地方檔案行政管理部門依法行使權(quán)利,也影響了國家檔案資源建設(shè)。所以,明確監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)的主輔關(guān)系和各種權(quán)責(zé)邊界成為一項(xiàng)需要解決的問題。

4

檔案工作任務(wù)與檔案社會化服務(wù)約束問題

兩辦《意見》對檔案工作的任務(wù)進(jìn)行了擴(kuò)展,提出“確保檔案部門實(shí)現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)”?!兑?guī)定》需要以此為據(jù),相應(yīng)調(diào)整機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)。另外,兩辦《意見》倡導(dǎo)外包服務(wù),但對于服務(wù)外包的類型、檔案行政管理部門在服務(wù)外包中的監(jiān)督指導(dǎo)作用并沒有明確。實(shí)踐發(fā)現(xiàn),不規(guī)范、不加限制的外包可能會帶來涉密信息泄露的風(fēng)險,甚至?xí)?dǎo)致機(jī)關(guān)檔案核心業(yè)務(wù)流失,影響檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備和體制機(jī)制的正常維系,因而需要對外包的范圍和要求予以明確。

5

檔案用房的設(shè)置、面積、選址和設(shè)施設(shè)備問題

檔案用房類型不足、面積不清、條件較差是機(jī)關(guān)中的常見現(xiàn)象。實(shí)踐中,檔案用房有“三分開”的說法,但未在規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)中明確表述,影響了機(jī)關(guān)檔案用房的安排與布局。另外,機(jī)關(guān)檔案用房的面積、選址、承重,以及溫濕度調(diào)控、安防、消防等也無明文要求,又不宜照搬《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》規(guī)定,因而需要進(jìn)一步明確。

6

機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理與檔案信息化問題

檔案的規(guī)范管理涉及形成與收集、整理與歸檔、保管與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與移交多個流程。這些流程和要求散見于不同的法律法規(guī)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)中,需要重新梳理并形成一以貫之的管理體系和要求,同時也需要根據(jù)新形勢、新要求對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。另外,機(jī)關(guān)檔案信息化存在的癥結(jié)問題也需要進(jìn)一步明確,比如檔案信息化與機(jī)關(guān)信息化同步建設(shè)要求、檔案信息化建設(shè)各方的權(quán)責(zé)關(guān)系、電子檔案的屬性與管理要求等。

最簡單的檔案管理制度內(nèi)容篇6

一、學(xué)校必須有專門的安全檔案,并分類存放。

二、安排專人負(fù)責(zé)安全檔案的管理工作。

二、根據(jù)實(shí)際情況建立安全工作計劃及部署檔案、消防檔案、重點(diǎn)部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。

三、安全檔案應(yīng)包括安全基本情況和安全管理情況。

四、安全基本情況包括內(nèi)容:

(一)年度安全工作計劃、總結(jié)、部署,各種安全文件資料。

(二)單位基本概況,重點(diǎn)部位情況。

(三)安全責(zé)任人、管理人崗位職責(zé)。

(四)各種安全制度。

(五)各種安全設(shè)施、器材情況。

(六)其他與安全有關(guān)情況。

五、安全管理情況包括內(nèi)容:

(一)安全設(shè)施、器材定期檢查記錄,維修保養(yǎng)的記錄。

(二)安全隱患及其整改情況的記錄。

(三)安全檢查、巡查記錄。

(四)安全宣傳教育培訓(xùn)記錄。

(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。

(六)獎懲情況記錄。

(七)其他有關(guān)安全管理的情況。

六、安全檔案管理納入“學(xué)校安全工作量化考核評估標(biāo)準(zhǔn)”中,與對學(xué)校及本人績效考核結(jié)合。

最簡單的檔案管理制度內(nèi)容篇7

為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理,進(jìn)一步提高檔案管理水平,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,完善檔案借閱手續(xù),使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),結(jié)合實(shí)際情況,特制定本制度,具體內(nèi)容如下:

1.檔案管理的范圍

本公司所有需要?dú)w檔的文件資料,包括:對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價值的原始材料,在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

2.檔案的管理部門

公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門,負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門留存復(fù)印件。

接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù),維護(hù)檔案的完整與安全,使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

3.檔案的分類

在切實(shí)遵循《中國檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類:(A)行政管理、(B)人事管理、(C)財會檔案、(D)生產(chǎn)經(jīng)營管理、(E)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(F)基建檔案、(G)外來文件、(H)聲像檔案、(I)實(shí)物檔案、(J)其他檔案。財會檔案是公司財務(wù)工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

實(shí)物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實(shí)物。以上十類檔案中,每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類進(jìn)行管理。

4.歸檔要求

4.1歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說明。

4.3存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。

4.4檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確,文字簡練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份,并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列,按順序編號,填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫清楚(一律使用用黑色中性筆填寫),字跡工整、清晰,裝訂整齊。

4.5檔案盒(袋)內(nèi)文件的排列:檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

4.6文件歸檔份數(shù):一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件,需要辦理銷毀手續(xù)。

4.7歸檔時間:部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即(最遲一周內(nèi))將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷,向公司檔案管理部門移交歸檔。

5.檔案的查閱和借閱

5.1查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表,寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料,閱后及時歸還。

5.2查閱檔案資料時一般不得對其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的,應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單,經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。

5.3原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱,但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案,嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找;

5.3.2按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還,確因工作需要不能按時返還的,需辦理續(xù)借手續(xù),否則按管理規(guī)定停止借閱;

5.3.3要愛護(hù)檔案,不得丟失,并注意保密,不得擅自轉(zhuǎn)借他人;

5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫;

5.3.5借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚;

5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事人責(zé)任;

5.3.7調(diào)離本單位的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

6.檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù),填寫移交清單,經(jīng)移交人簽字,接收方核對簽收。

7.檔案的保管

要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告,并采取補(bǔ)救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時予以復(fù)制;對于已破損的檔案資料應(yīng)及時予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

檔案管理人員要做好檔案資料的____,檔案管理部門除外,其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

8.檔案的銷毀

公司對各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀

公文管理制度

1.為規(guī)范機(jī)關(guān)及項(xiàng)目部文印管理,提高文印質(zhì)量,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合實(shí)際,制定本制度。

2.文印工作必須堅持“統(tǒng)一管理,分級負(fù)責(zé)”的原則,公司綜合事務(wù)部為本公司文印管理職能部門,主管公司公文處理工作,各部、室、項(xiàng)目辦及各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本部室各自的公文處理工作。

3.公司公文必須由公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。

4.公司行文程序規(guī)定如下:

根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容,由相關(guān)職能部門承辦擬稿,部門負(fù)責(zé)人核稿簽字,如多部門聯(lián)合行文,必須由聯(lián)合行文的部門會簽后送公司綜合事務(wù)部審稿。屬行政序列文件須經(jīng)行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一編排字號和登記后,并打印出來。相關(guān)職能部門原擬稿人校對后,再繕印、用印和封發(fā),文件底稿(附帶二張正文)加蓋公章后由檔案室存檔。

5.各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆,不準(zhǔn)使用元珠筆和鉛筆。經(jīng)修改后的底稿,如果稿面較亂,必須由擬稿人或承辦部門清稿后交付簽發(fā)和打印。

6.上行文的呈辦,下行文的執(zhí)行、檢查,均由擬文部門負(fù)責(zé)。

7.公司設(shè)立檔案室,統(tǒng)管各類文件。實(shí)行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負(fù)責(zé)并及時地對各類文件進(jìn)行分類、標(biāo)引、立卷、存檔。

8.凡公司和各項(xiàng)目部在各項(xiàng)工作中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料,均應(yīng)及時交檔案室統(tǒng)一歸檔。

9.嚴(yán)格履行文件閱辦手續(xù)。凡需借閱、傳閱文件,均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。

10.外單位人員需查閱本公司公文案卷,必須持介紹信。查閱一般性公文案卷,由綜合事務(wù)部部長審批;查閱重要公文和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。

11.歸檔公文和資料的復(fù)印或復(fù)制,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,并要在檔案管理人員的監(jiān)督下完成復(fù)印或復(fù)制工作。

12.嚴(yán)格保密制度,嚴(yán)守國家機(jī)密。凡屬機(jī)密文件,承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存,一律交檔案室集中保管。密級文件未經(jīng)上級批準(zhǔn),不允許復(fù)制。根據(jù)上級機(jī)關(guān)的要求和安排,文秘人員應(yīng)按時上交標(biāo)密文件。

13.有關(guān)公文的具體處理辦法,按《公文處理辦法》執(zhí)行。

文檔管理制度

1.目的

為加強(qiáng)公司的檔案管理,安全有效地保管和利用檔案,特制定制度如下:

1.1檔案管理包括公司所有的文檔、技術(shù)、設(shè)備、財務(wù)和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。

1.2本公司所有職工有保護(hù)義務(wù)。

2.行文條例

2.1公司行文由發(fā)文部門擬辦后呈部門負(fù)責(zé)人核稿,一般情況下報總經(jīng)理簽發(fā),最后送至綜合事務(wù)部打印發(fā)文。

2.2公司收發(fā)各類文件,根據(jù)文件性質(zhì)(以文頭為準(zhǔn)),報總經(jīng)理批示辦理,并及時做好文件的登記、歸檔工作。

2.3公司領(lǐng)導(dǎo)不在時由指定的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各類行政性文件的簽發(fā)、批示。

3.管理

3.1工作人員在工作中形成的各種材料應(yīng)及時移交至本部門,集中管理,個人不得據(jù)為己有。

3.2各部門的工程技術(shù)資料一般按年定期匯總移交至綜合事務(wù)部管理,綜合事務(wù)部根據(jù)文件資料性質(zhì),定期匯總存檔。

3.3公司舉辦重大活動應(yīng)通知檔案管理人員參加,收集活動中的材料,集中管理。

3.4財務(wù)資料由財務(wù)人員按規(guī)定管理。

3.5各種資料應(yīng)建立電子文檔,實(shí)行電子化檔案管理。

3.6銷毀檔案必須經(jīng)過總經(jīng)理認(rèn)可,才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。

3.7禁止個人將公司檔案及復(fù)印件送他人或出賣。

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3.8公司對保密檔案,落實(shí)專人妥善保管。

3.9綜合事務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按檔案性質(zhì)、類別、保存年限來處理(銷毀)檔案,意見先報公司總經(jīng)理。

4.責(zé)任

有下列行為者,將根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定和國家法規(guī),給予責(zé)任行為人行政、經(jīng)濟(jì)處罰,情節(jié)嚴(yán)重的,給予解聘直至追究法律責(zé)任。

4.1擅自涂改檔案。

4.2未按規(guī)定辦理檔案登記,擅自拿走檔案。

4.3未按規(guī)定向他人提供檔案。

4.4損毀、丟失屬于公司所有的檔案。

4.5檔案管理人員玩忽職守,造成檔案損失。

最簡單的檔案管理制度內(nèi)容篇8

一、目的

加強(qiáng)檔案管理,規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

二、適用范圍

1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。

2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。

三、術(shù)語和定義

1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

四、職責(zé)

1、行政部:

1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料;

4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;指導(dǎo)公司的檔案管理工作;

5)提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;

6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關(guān)人員:

1)負(fù)責(zé)在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知行政部;

2)向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔;

4)財務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財務(wù)檔案資料;

3、各部門檔案主管人員

負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

4、各部門負(fù)責(zé)人

1)批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置;

2)負(fù)責(zé)對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

5、各公司總監(jiān)/副總

負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集,并編制部門《文件(合同)管理記錄目錄》。

2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進(jìn)行整理,并編制《移交目錄》,每季度向行政部移交。

a)歸檔范圍及移交時間:每季度結(jié)束后次月10日前。

b)檔案資料的標(biāo)識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號,編號規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。

c)檔案資料的日常管理:

⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件,應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存;

⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息,并編制《文件(合同)管理記錄目錄》,以便檢索利用;

⑶文件資料、合同要科學(xué)排列,按編號順序存放于文件盒內(nèi),并加以標(biāo)識,整齊排放在文件檔案柜中。

d)檔案借閱

⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù),填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),不能帶出;確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn),且只帶復(fù)印機(jī),不帶原件;

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),借閱的檔案交還時,必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告直接上級;

⑶借閱檔案用完后,應(yīng)及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù);

⑷借檔人必須愛護(hù)檔案,嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞行為,如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-2000不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者,按《檔案法》和《保密法》給予行政處分,構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時,必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件,經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方能在閱覽室閱覽,不可將檔案帶出檔案室。

e)檔案銷毀

⑴對已失去利用價值的檔案,銷毀時,必須寫申請銷毀報告,編制銷毀目錄,報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定,最后報總經(jīng)理的批準(zhǔn),方可銷毀。

⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時,必須由行政部人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件,一并存檔永久保存。

2、檔案管理細(xì)則

1)檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對外發(fā)出的公文,如給政府的請示報告類公文等;

⑵公司收到的公文,如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件;

⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等;

⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等;

⑸重要的會議材料,包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;

⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報;

⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料;

⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;

⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料;

⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;

⑿外出公務(wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;

⒀財務(wù)檔案資料;

⒁各種實(shí)物檔案;

⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存,行政部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

⑸各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔,并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時間

⑴即時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔:

a)公司規(guī)定的密級文件;

b)重要文件,如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等;

c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料;

d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料;

e)其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。

⑵定期歸檔

a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件,編制檔案清單交行政部;

b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并移交公司行政部;

⑶電子聲像檔案的歸檔

a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時進(jìn)行、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成,一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。

c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集,行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

5、檔案交接

⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員(兼)工作變動或離職的,要填寫《檔案移交清單》,由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字,行政部見證。

6、檔案移交公司的流程

a)移交前,應(yīng)對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉?amp;39;文件進(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊,對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆填寫,要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。

c)結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;結(jié)論在前,依據(jù)在后。

d)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案,編制移交清單;

e)行政部根據(jù)移交清單,查收案卷與文件,并與部門每月提交的檔案清單核對;

f)檔案完整、齊全且符合公司要求,移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單,確認(rèn)無疑后雙方在移交清單上(一式兩份)簽字,雙方各保存一份;

7、檔案保管

⑴檔案編號

a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。

b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)參照《檔案分類編號表》,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時,隨時增補(bǔ)之用。

d)檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求,組織實(shí)施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi),便于查閱。

8、附則:本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。

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