在學(xué)習(xí)、工作、生活中，很多場合都離不了制度，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編精心整理的檔案室管理制度，歡迎閱讀與收藏。
一、村檔案工作是村管理工作的重要組成部分。建立健全村種類檔案，目的主要在于為村領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署及調(diào)度村工作和對村工作做出決策，提供準確、可靠的依據(jù)。村要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好村的檔案建設(shè)。
二、村建立綜合檔案室，統(tǒng)一存放各種門類的檔案，包括文書檔案、會計檔案、基建檔案、榮譽檔案、學(xué)籍檔案、村民檔案、特殊載體等。
三、檔案室要制定檔案文件資料收集細目，檔案員要按照這一細目全面及時地搜集各類檔案資料，并定期征集歸檔、建檔。
四、建立健全并認真落實好檔案工作的各項規(guī)章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度及監(jiān)督檢查制度等。有檔案達標計劃，使村檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
五、嚴格完善歸檔制度。檔案員和各處組室要按照國家檔案部門統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)格和要求，明確歸檔范圍，及時搜集立卷，嚴格立卷質(zhì)量和保管期限。
六、檔案員要認真學(xué)習(xí)檔案法規(guī)和處理程序，熟悉村各方面的工作，加強檔案業(yè)務(wù)訓(xùn)練，努力提高自己的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
七、檔案員要按時向上級主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。
八、村內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。村外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)村主要負責(zé)人批準后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料，必須經(jīng)檔案室人員仔細核對簽署意見。
九、健全各種檢索工具，開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務(wù)范圍，提高檔案的利用效益。
十、加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、干燥、自然通風(fēng)，嚴禁吸煙，注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀，檔案員不得將無關(guān)人員帶進檔案室，不得外泄檔案中的機密
一、檔案室是檔案資料保護和貯存的重要基地，是提供利用檔案資料的重要場所，除經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準外，非檔案管理科室或部門的工作人員不得入內(nèi)；
二、檔案室設(shè)專人負責(zé)管理，要求專職檔案管理員，并盡量保持人員固定；檔案室應(yīng)采取有效的防護措施，保證檔案安全；
三、檔案進出檔案室，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收理入室，存檔檔案調(diào)出室內(nèi)外及日常的調(diào)閱、歸還，并確保檔案在搬動過程中的保護工作；
四、檔案室應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防鼠、防蟲、防磁等“八防”的設(shè)備和措施；磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放；
五、檔案室內(nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫濕度計，環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對穩(wěn)定，檔案室的溫度應(yīng)控制在14—24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在40—60%之間；六、檔案室內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，不得堆放易燃易爆物品和與檔案無關(guān)的物品；
七、嚴禁在檔案室范圍內(nèi)吸煙；
八、每天下班前，應(yīng)關(guān)閉檔案室門窗，切斷電源，確保檔案安全；九、定期打掃檔案室衛(wèi)生，保持檔案室與檔案的清潔；
1、基層檔案室的基本功能
隨著檔案卷宗的不斷增加，檔案室基礎(chǔ)條件的改善，為發(fā)揮檔案本身的作用提供了良好的基礎(chǔ)。從實際情況來看，檔案室應(yīng)當(dāng)具有如下功能：
（一）資料收集?；鶎訖n案室要收集和整理本單位所有的歸檔材料，因此需要檔案人員具備全局意識，及時將所要收集的材料全部按時歸檔，并進行整理，以確保所搜集材料的全面性和完整性，避免相關(guān)材料的缺失。
（二）信息保存。對所保存的檔案材料，基層檔案室應(yīng)該在歸類整理基礎(chǔ)上，保證檔案信息的時效性，對關(guān)乎本單位發(fā)展大局的資料要進行重點保存和維護，以保證信息的完整和準確，為單位發(fā)展創(chuàng)造條件。
（三）開發(fā)利用。基層檔案的開發(fā)利用是一項長期艱苦的工作。要結(jié)合本單位工作實際，本著“以人為本”的理念，在做好基礎(chǔ)工作的前提下，努力挖掘本單位保存的檔案的潛力，對已有的檔案進行開發(fā)，目的是要充分發(fā)揮出檔案本身作用，為本單位的各項事業(yè)發(fā)展服務(wù)。與此同時，對檔案中信息加以充分利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
（四）檔案編研。長期以來，基層檔案室對自身所管理的檔案的編研在較低水平上徘徊。檔案本身的作用沒有得到有效發(fā)揮。檔案管理人員要不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，重視檔案編研工作。在檔案編研工作中，挖掘檔案本身價值。為更好的利用檔案的信息資源創(chuàng)造良好條件。
2、基層檔案室存在問題
基層檔案室的水平建設(shè)直接關(guān)系到資源利用以及檔案作用發(fā)揮，基層檔案室雖然長期存在但是多數(shù)基層單位檔案室投入不足，管理方式落后。檔案人員素質(zhì)不能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展?；鶎訖n案室管理人員的素質(zhì)與快速發(fā)展的高等職業(yè)技術(shù)教育不相適應(yīng)，不僅制約了檔案信息化發(fā)展，同時成為制約基層檔案管理水平提高的重要因素。為提高基層檔案管理、利用水平。
（一）檔案意識不強，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。很多基層檔案室的工作不能與其他工作同步發(fā)展有些領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識薄弱，認為檔案可有可無，認識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性。
（二）檔案室管理機制和設(shè)施不健全。各項管理制度落實不到位，管理設(shè)施不健全分管領(lǐng)導(dǎo)不過問，導(dǎo)致基層檔案室管理混亂。
（三）檔案管理人員更換頻繁，專業(yè)知識差。管理人員身兼眾職，沒有時間系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，加之更換頻繁，許多檔案管理人員沒有長遠工作的思想，檔案知識貧乏管理水平跟不上。
3、基層檔案室發(fā)展方向
基層檔案長期是在一個較為封閉的系統(tǒng)內(nèi)運作的，缺乏自身活力，導(dǎo)致已有的資源、能量、以及自身發(fā)展都受到較大限制。要提高基層檔案室服務(wù)能力的實踐探索，加強單位內(nèi)部文檔一體化管理，與信息化建設(shè)發(fā)展同步，加強基層檔案室的內(nèi)部文檔的一體化管理工作，更新檔案管理軟件，同時將文件的接收、管理環(huán)節(jié)，以及分類、鑒定、整理、歸檔、著錄、標引、檢索、調(diào)閱、登記、統(tǒng)計等全部文書管理與檔案管理環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一管理，并將在日常管理活動中生成的數(shù)據(jù)、文件表格、單據(jù)等均在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行傳遞、交換、處理和管理，達到了電子檔案目錄、索引自動生成，并實現(xiàn)了及時歸檔。
（一）增強檔案意識。檔案室要完善檔案室管理制度，加強檔案室工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作納入全年工作的議事日程。建立健全檔案室管理制度，是做好檔案是管理制度的重要保證。制定檔案保管期限表，歸檔范圍，分類編目方法等規(guī)定。把分散在各科室和各人手中文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統(tǒng)一由檔案員管理和利用，做好檔案借閱登記，利用效果登記等各種登記，手續(xù)要齊全。
（二）更新服務(wù)觀念。要改變“等人上門”的被動服務(wù)為主動服務(wù)，及時為單位各部門提供寶貴的信息資料。創(chuàng)建一個單位檔案室齊抓共管的良好氛圍，形成一個以檔案室為基地，以檔案員為紐帶，全員參與的檔案管理機制。強化服務(wù)能力，是做好基層檔案室工作的動力。基層檔案工作必須樹立服務(wù)意識，明確服務(wù)是檔案的根本宗旨。檔案工作就是要以服務(wù)為主線，一切檔案的保管保護都是為了利用服務(wù)。只有搞好服務(wù)，基層檔案工作才能創(chuàng)造更大發(fā)展空間。運用各種管理手段，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，打造出具有較高水平的人才隊伍，為做好檔案管理工作奠定一個良好基礎(chǔ)，通過培養(yǎng)一流的管理人員建立一流的文檔信息資源，才能得到一流的文檔信息服務(wù)結(jié)果。同時，檔案管理者需堅定信念，始終明確目標，同？r要求檔案管理者強化責(zé)任感，有甘于奉獻，吃苦耐勞的精神，默默無聞，兢兢業(yè)業(yè)，才能使基層檔案管理和利用工作有更大的發(fā)展空間。
一、檔案室是各類文書資料、業(yè)務(wù)檔案保存使用的場所，列為安全管理要害部位，工作人員應(yīng)特別做好安全工作；
二、檔案室是機密部位，非工作人員未經(jīng)批準，不得隨便進入室內(nèi)；
三、機密以上文件不準隨便摘抄、復(fù)印，防止泄密；
四、各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、各類檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生；
五、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作；六、室內(nèi)消防器材常年完好，性能良好有效；
七、嚴禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙；八、門窗堅固防盜，工作人員隨手關(guān)窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強看護，確保安全；檔案鑒定銷毀制度
一、檔案鑒定工作，就是甄別和鑒定檔案的價值，并根據(jù)它們的不同價值確定不同的保管期限，以便把需要長久保存的檔案，妥善地保存起來，準確地剔除無價值的檔案材料；
二、檔案鑒定組織形式：檔案鑒定銷毀工作，在駐地辦檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下進行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門負責(zé)人及檔案機構(gòu)人員三方面組成
三、根據(jù)上級檔案部門的指導(dǎo)性文件及駐地辦檔案歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定，對檔案進行鑒定，應(yīng)堅持實事求是的原則，從實際發(fā)出，正確判定檔案價值；
四、進行檔案鑒定時，須由綜合檔案室和有關(guān)科室部門組成鑒定小組共同進行，采取直接鑒定的方法，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁地進行審查鑒定，準確地進行分析，判定其價值；
五、檔案鑒定的標準、依據(jù)：文書檔案應(yīng)按照本單位文書檔案保管期限表進行，其他專業(yè)檔案按照各專業(yè)檔案管理規(guī)定進行；
六、檔案的銷毀；檔案鑒定后，對沒有保存價值或保管期限已滿失去保存價值需要銷毀的檔案，都必須編制銷毀清冊，報請分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)批準，由辦技術(shù)室和試驗室審查鑒銷；檔案銷毀時，要派兩個以上專人鑒銷，并在銷毀清冊上簽名加蓋駐地辦紅章；
為加強財務(wù)室的日常管理，確保項目賬務(wù)資產(chǎn)、各種資料安全，特此制定本制度。
1、嚴禁在使用取暖裝置，嚴禁在室內(nèi)吸煙；
2、嚴禁亂接電器電源線路，每半月必須對室內(nèi)的電源線路進行檢查，防止電線短路的火災(zāi)隱患存在；
3、按要求配備消防器材，定期進行檢查、保養(yǎng)，保證消防器材的完好，滿足防火要求；
4、相關(guān)人員積極參加項目組織的消防安全教育培訓(xùn)，增強消防安全意識，提高防火自救能力；
5、制定消防應(yīng)急預(yù)案，以便及時妥善地處理好突發(fā)性火災(zāi)事故；
6、建立消防安全責(zé)任制，做到措施到位，責(zé)任到人。
為了進一步加強檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下：
1.嚴格執(zhí)行檔案安全保管和保密工作責(zé)任制。管理人員對全校檔案的保管和保密工作負責(zé);
2.檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行檔案查借閱制度，履行借閱登記手續(xù)。“保密卷”等重要材料的借閱，必須審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求;
3.檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關(guān)證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假，出具假證;
4.檔案管理人員切實做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。檔案室嚴禁吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)、計算機檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);
5.檔案管理人員務(wù)必做到每天上下班對庫房門、窗、電源等進行安全檢查。做好節(jié)假日安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理;
6.借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得帶入公共場所;
7.非檔案管理人員，未經(jīng)允許不得進入檔案室。
校舍檔案是維護學(xué)校權(quán)益，查勘維修房屋，合理使用校舍，映學(xué)校建設(shè)歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理，更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù)，根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定，特制定本制度:
要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。
2、應(yīng)有積極態(tài)度和主動精神，不能坐門等客。
3、一式二份，正本放教育員會，副本存學(xué)校。
4、當(dāng)撤銷學(xué)校的校舍檔案，應(yīng)全部移交給市教育員會。
1、邊鑒定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎(chǔ)。
4、檔案的整理必須便于保管和利用。
按要求設(shè)立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設(shè)置保管設(shè)備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數(shù)量、名稱。
交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點核對，并在交接收據(jù)上簽名蓋章，其收據(jù)一式三份，交接雙方各一份，會計一份。
1、首先辦理查閱或借閱手續(xù)，外單位查閱或借閱須持介紹信和領(lǐng)導(dǎo)批準手續(xù)。
2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉(zhuǎn)讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規(guī)定，歸還時清點清楚。
4、查閱或借閱時，嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。
檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內(nèi)查閱。閱后不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，二人以上人員監(jiān)銷。
1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統(tǒng)計，如發(fā)現(xiàn)確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。
2、清銷應(yīng)有二人以上人員監(jiān)銷，以防失泄機密。
3、要遵守保密規(guī)定，堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。
4、學(xué)校檔案室管理制度
1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內(nèi)。
2、檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經(jīng)常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內(nèi)各種檔案進行科學(xué)分類、排列、編號，分別上架入柜，柜架排列科學(xué)、合理。
4、庫房內(nèi)嚴禁存放與保存檔案無關(guān)的非檔案物品。
5、經(jīng)常清理環(huán)境衛(wèi)生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內(nèi)置放溫、濕度檢測設(shè)置，定期檢查、記錄、分析，庫內(nèi)溫度應(yīng)經(jīng)常保持在1424攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補、復(fù)制。
8、檔案管理人員離開時應(yīng)熄燈、關(guān)好門窗。
1、非本室工作人員，未經(jīng)同意，不得進入庫房。
2、檔案室內(nèi)不得存放與檔案工作無關(guān)的物品，并始終保持室內(nèi)整潔。
3、按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲鼠的要求，設(shè)置窗簾、樟腦精，配置氣體滅火機，適時進行庫房密閉通風(fēng)等措施。
4、檔案裝具統(tǒng)一，存放排列整齊，箱（柜）統(tǒng)一編號并標明所存檔案類別及年代。
5、定期清點核實存檔案，級差檔案褪變，破損情況，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報、及時解決。
一、本單位檔案權(quán)限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用，凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。
二、外單位來查閱檔案的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。
三、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查閱，并保持安靜、衛(wèi)生、不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。
四、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定。
五、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借閱手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每天不得超過3份。
六、借閱者應(yīng)維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影英復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。
七、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查、并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。
八、凡遇節(jié)假日和特殊情況，檔案室有權(quán)隨時收回借出的檔案，材料，以利安全保密等工作。
九、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或拒不歸還者。
應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。
十、復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。
學(xué)校檔案管理制度
一、總則
1、為了規(guī)范學(xué)校檔案管理，特制定本制度。
2、本制度適用于學(xué)校及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權(quán)歸人資行政中心。
二、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求
（一）檔案劃分及管理部門
1、檔案是指本學(xué)校過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、教研活動、企業(yè)文化等活動中形成的對學(xué)校有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、學(xué)校設(shè)立檔案室，隸屬于行政部，并設(shè)置檔案管理員，負責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。學(xué)校制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴格履行職責(zé)。
3、學(xué)校檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為學(xué)校級和部門級，學(xué)校級檔案應(yīng)按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。
（二）各部門資料管理
1、學(xué)校所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與學(xué)校檔案歸口管理。
2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合學(xué)校級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照學(xué)校管理規(guī)定執(zhí)行。
三、檔案分類
（一）檔案質(zhì)量
1、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。
5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時間。
（二）立檔
1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨會議文件放在會議開幕年立卷；跨的規(guī)劃放在第一年立卷；跨總結(jié)放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
（三）分類
1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。
2、學(xué)校檔案大致分為以下幾類：
（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、學(xué)校章程等；
（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；
（3）制度類：管理制度匯編；
（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。
（5）計劃總結(jié)類：分計劃及總結(jié)等；
（6）會議紀要類：辦公例會紀要等
（五）檔案編號
1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
3、學(xué)校檔案員負責(zé)對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合學(xué)校檔案管理工作。
四、歸檔及保存年限
（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。
（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。
1、永久保存：
（1）學(xué)校章程、合同
（2）股東名冊
（3）組織規(guī)程及辦事細則
（4）董事會及股東會記錄
（5）財務(wù)報表
（6）政府機關(guān)核準文件
（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證
（8）工程設(shè)計圖
（9）學(xué)校規(guī)章制度
（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書2、10年保存：
（1）預(yù)算、決算書類
（2）會計憑證
（3）事業(yè)計劃資料
（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：
（1）期滿或解除之合約
（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書4、1年以下暫時保存：
（1）結(jié)案后無長期保存必要者。
（三）學(xué)校可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。
（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。
（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。
五、檔案日常管理
（一）借閱
1、借閱手續(xù)：
（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在學(xué)校借閱登記表上簽字。
（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
（3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復(fù)印和摘抄檔案。
3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負責(zé)人書面請示，經(jīng)行政部主任批準。
5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。
（二）銷毀
1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》，報學(xué)校負責(zé)人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀?！稒n案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、學(xué)校負責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。
2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。
3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。
（三）移交
1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報學(xué)校負責(zé)人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、學(xué)校負責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理學(xué)校已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為學(xué)校各項工作服務(wù)的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。
六、附則
（一）在本制度框架下，學(xué)校各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政部備案后，與本制度具有同等效力。
（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。
附表檔案員職責(zé)
1、負責(zé)收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管學(xué)校檔案；積極開展檔案的提供利用工作；
2、認真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時進行修補和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。
一、成立檔案鑒定小組、鑒定小組由本機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)任組長、成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。
二、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)及時組織對到期檔案進行鑒定。
三、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責(zé)人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要填好銷毀清冊，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并報送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。
四、對已超過保管期限檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。
五、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，責(zé)成有關(guān)部室或責(zé)任人負責(zé)修改、補充。
六、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領(lǐng)導(dǎo)。
1、檔案室內(nèi)嚴禁存放易燃易爆物品。
2、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙及明火。
3、下班前，須將檔案材料放入檔案柜內(nèi)鎖好，不得堆放在辦公桌上。用過的廢紙屑要及時處理，不準積壓。
4、下班前，要認真檢查，須切斷電源、開關(guān)、水源、鎖好門窗。發(fā)現(xiàn)問題及時解決或報告領(lǐng)導(dǎo)。
5、電源開關(guān)和照明設(shè)備與書架、資料、檔案柜必須保持符合安全規(guī)范的距離，照明設(shè)備的功率不得大于有關(guān)安全技術(shù)規(guī)范要求。
6、庫房檔案門窗應(yīng)設(shè)置防盜設(shè)施。
7、定期檢查檔案安全防火情況。發(fā)現(xiàn)問題或隱患應(yīng)及時處理或報告有關(guān)部門。
8、檔案室內(nèi)如需明火作業(yè)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和總務(wù)處同意方可進行；
9、檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置滅火器具。愛護保養(yǎng)好消防器材，做到會報警、會使用滅火器材、會撲救初起火災(zāi)。
一、檔案室保管的檔案，主要供本單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員使用，不屬開放范圍。外單位需查(借)閱我單位檔案資料，必須經(jīng)辦公室主任審查并報告單位負責(zé)人批準后方可借閱。
二、本單位各部門工作人員因工作需要調(diào)閱檔案時，須經(jīng)本部門兼職檔案員同意，并認真填寫"檔案查(借)閱登記"。
三、檔案室一般不外借檔案原件，確因工作需要帶出，必須嚴格辦理借閱手續(xù)，從嚴掌握借出時間。
四、查(借)閱檔案，必須做到愛護檔案，不得涂改、折抽案卷、不得擴大閱讀范圍，及時辦理還檔手續(xù)。
五、檔案資料利用后，查閱者要填寫《檔案利用效果登記》，及時送交檔案室存查。
一、嚴格執(zhí)行檔案管理辦法、路竣工資料編制管理辦法、路檔案管理制度、公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法交辦發(fā)﹝20xx﹞382號、交通建設(shè)項目檔案管理文件匯編等相關(guān)文件有關(guān)檔案規(guī)章制度；
二、對本單位的文書檔案、項目基建檔案等實行集中統(tǒng)一管理，任何科室、部門和個人不得據(jù)為己有，或遲遲不向檔案部門移交；三、對破損具有長期或永久保存價值的檔案資料需進行修復(fù)和復(fù)制；
四、建立檔案登記統(tǒng)計制度，對檔案資料的收進、送出、保管利用等情況進行登記和統(tǒng)計；
五、定期對檔案保管工作進行檢查，確保檔案資料的安全；
檔案室安全管理制度：
1、檔案室是學(xué)校黨政文書資料、人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案保存使用的場所，列為學(xué)校安全管理要害部位，工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2、檔案室是機密部位，非工作人員未經(jīng)批準，不得隨便進入室內(nèi)。
3、各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作。
5、室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備常年完好，性能良好有效。
6、嚴禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅固防盜，工作人員隨手關(guān)窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強看護，確保安全。