一個穩(wěn)定的制度可以保證長期的發(fā)展和穩(wěn)定的經(jīng)濟增長，而不是短期的暴利和不可持續(xù)的發(fā)展。優(yōu)秀的檔案基礎(chǔ)管理制度是怎么寫的？小編給大家整理了檔案基礎(chǔ)管理制度，希望對大家有所幫助。
為確保統(tǒng)計資料的完整及連續(xù)性，加強統(tǒng)計資料的保密管理和有效利用，統(tǒng)計資料實行檔案化管理。
一、定期整理統(tǒng)計資料，加強統(tǒng)計資料管理。各種統(tǒng)計資料保存連續(xù)完整，及時按照歸檔要求整理、裝訂、編號、管理、移交;及時備份同期計算機統(tǒng)計資料、統(tǒng)計軟件，并保證與紙介質(zhì)資料一致，積極推行檔案存儲光盤化;能夠?qū)⒛甓冉y(tǒng)計資料整理成冊。
二、設(shè)立專門的檔案櫥，確保檔案資料完好無損。
三、各種統(tǒng)計報表和分析資料、原始記錄及有關(guān)統(tǒng)計工作的文件、材料做到及時整理，分類入樓，并對歷史統(tǒng)計資料搞好搜集和整理。
四、統(tǒng)計人員調(diào)動或調(diào)整時，要分類別、按時間先后順序搞好交接。交接的資料、材料要列出清單，并由交接雙方簽字。
五、各種統(tǒng)計資料要妥善保管，嚴格遵守《統(tǒng)計法》和《保密法》中有關(guān)統(tǒng)計資料____的規(guī)定，不得亂翻閱，嚴格借閱手續(xù)，杜絕統(tǒng)計資料丟失現(xiàn)象的發(fā)生。
六、按照文書檔案管理標準，及時向綜合檔案室移交，并辦理移交手續(xù)。
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。
第二章檔案歸檔
第四條歸檔范圍
(一)
(二)通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、注冊申報資料等。工程基建：設(shè)計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理(變更、進度控制、質(zhì)量控制)、工程驗收、工程報批資料等。
(三)合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計合同、其他合同。
(四)設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備;生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。
(五)
(六)員工培訓：培訓計劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓記錄、外部培訓報告等。計量：化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗記錄歸于設(shè)備檔案中。
(七)產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標準、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗報告(含送檢或抽檢)、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。
(八)
(九)
(十)檢驗方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十一)記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等;
(十二)批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。(十三)標準操作規(guī)程。
(十四)驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗證、QC設(shè)備驗證、工程部設(shè)備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。
(十五)行政類文件：
行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章規(guī)程等;
各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復;
各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等;人事任命、勞動糾紛等;
各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等;
所有加蓋公章的文件復印件;
在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。
第五條歸檔時間
(一)各類證照、批件、商標、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產(chǎn)生的24小時(一個工作日)內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù);
(二)設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標準、檢驗方法、標準操作規(guī)程隨時產(chǎn)生隨時歸檔;
(三)員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);
(四)計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);
(五)供應商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的
資料到檔案室辦理歸檔手續(xù);(六)(七)手續(xù);(八)
驗證文件隨時產(chǎn)生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，于每年1月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次;
批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔
日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);(九)(十)
其他文件每周一集中歸檔一次。
未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據(jù)情節(jié)
輕重予以相應處理。
第六條歸檔份數(shù)(一)(二)
原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。
使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。
第七條歸檔要求(一)(二)(三)(四)
由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。
文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導簽字確認后方可歸檔。
第八條歸檔手續(xù)
各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經(jīng)辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。
第三章檔案的收集與整理
第九條檔案的收集(一)
由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。
(二)由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、
全面的整理。(三)
收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。
第十條檔案的整理
(一)(二)
檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數(shù)字組成，具體說明如下：
7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案柜號。、4位為二級分類的編號。、2位為一級分類的英文縮寫。
第四章檔案建檔
第十一條分類梳理
歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》。第十二條檔案專用章
所有歸檔的復印件及歸檔原件產(chǎn)生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號章
檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條檢索目錄
所有歸檔文件，由檔案員建立對應關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。
第十五條電子備份
重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。
第五章檔案使用和歸還
第十六條檔案使用(一)
文件復?。河墒褂萌颂顚憽稒n案復印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。
(二)
借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準;十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。
(三)
借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負責人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。
(四)
借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負責人批準，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準，總經(jīng)辦會簽;五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù);原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準，總經(jīng)辦會簽，檔案室保留復印件備查;
(五)外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可使用。
(六)
按規(guī)定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使用檔案;違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。
第十七條檔案歸還(一)
檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檢查無誤后，應在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。
(二)
發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失
的，由使用人全部承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。
(三)檔案歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。
第十八條檔案保管與檢查
(一)
公司各類應歸檔文件應集中于檔案室管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。
(二)
每月底，總經(jīng)辦負責人將對檔案室的資料進行抽查;每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。
(三)
檔案管理應賬實相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。
第六章檔案保管期限和銷毀
第二十條檔案的銷毀(一)
對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，并制作
《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告，經(jīng)相關(guān)部門負責人和總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。
(二)
由檔案員進行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監(jiān)銷，檔案
銷毀須協(xié)同保衛(wèi)部門共同處理。
(三)
檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字
樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字確認。
環(huán)境保護檔案管理辦法
第一章總則
第一條為了加強環(huán)境保護檔案的形成、管理和保護工作，開發(fā)利用環(huán)境保護檔案信息資源，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國環(huán)境保護法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合環(huán)境保護工作實際，制定本辦法。
第二條本辦法所稱環(huán)境保護檔案，是指各級環(huán)境保護主管部門及其派出機構(gòu)、直屬單位(以下簡稱環(huán)境保護部門)，在環(huán)境保護各項工作和活動中形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，主要包括文書檔案、音像(照片、錄音、錄像)檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案及電子檔案等。
第三條環(huán)境保護檔案工作是環(huán)境保護部門的重要職責，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。
第四條國務(wù)院環(huán)境保護主管部門對環(huán)境保護檔案管理工作實行監(jiān)督和指導，在業(yè)務(wù)上接受國家檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
地方各級環(huán)境保護主管部門對本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案管理工作實行監(jiān)督和指導，在業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門和上級環(huán)境保護主管部門的監(jiān)督和指導。
第二章環(huán)境保護部門檔案工作職責
第五條環(huán)境保護部門應當加強對檔案工作的領(lǐng)導，完善檔案工作管理體制，建立檔案管理機構(gòu)，配備政治可靠、責任心強、具備檔案管理及環(huán)境保護相關(guān)專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能的正式專職檔案管理人員。環(huán)境保護部門辦公廳(室)檔案管理機構(gòu)歸口負責本部門檔案管理工作。
第六條環(huán)境保護部門應當將檔案工作納入本部門發(fā)展規(guī)劃和，列入工作考核檢查內(nèi)容，及時研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題，確保檔案工作與本部門整體工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。
第七條環(huán)境保護部門應當按照部門預算編制和管理的有關(guān)規(guī)定，科學合理核定檔案工作經(jīng)費，并列入同級財政預算，加強對檔案工作經(jīng)費的審計和績效考核，確?？茖W使用、專款專用。
第八條環(huán)境保護部門應當按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，確定文件材料的具體接收范圍，包括本部門在各項工作和活動中形成的具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，以及與本部門有關(guān)的撤銷或者合并部門的全部檔案。
第九條環(huán)境保護部門應當將檔案信息化建設(shè)納入本部門信息化建設(shè)同步實施，推進文檔一體化管理，實現(xiàn)資源數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化。
第十條環(huán)境保護部門應當為開展檔案管理工作提供必要條件。檔案管理人員辦公室、檔案庫房、閱檔室和檔案整理間應當分開。
第十一條環(huán)境保護部門應當加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案安全管理條件，提供符合設(shè)計規(guī)范的專用庫房，配備防盜、防火、防潮、防水、防塵、防光、防鼠、防蟲等安全設(shè)施，以及計算機、復印機、打印機、掃描儀、照相機、攝像機、防磁柜等工作設(shè)備。
第十二條環(huán)境保護部門應當將檔案管理人員培訓、交流、使用列入干部培養(yǎng)和選拔任用統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，為檔案管理人員學習培訓、掛職鍛煉、交流任職等創(chuàng)造條件。檔案管理人員的職務(wù)晉升或者職稱評定、業(yè)務(wù)能力考核，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并享有專業(yè)人員的同等待遇。
第十三條環(huán)境保護部門應當按照《中華人民共和國保守國家秘密法》等有關(guān)法律法規(guī)，確保環(huán)境保護檔案安全保密和有效利用。
第三章檔案管理機構(gòu)、文件(項目)承辦單位職責
第十四條環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)應當履行下列職責:
(一)貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和工作方針、政策。經(jīng)國家檔案行政管理部門同意，國務(wù)院環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)負責研究制定環(huán)境保護檔案管理規(guī)章制度、行業(yè)標準和技術(shù)規(guī)范并組織實施。地方各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)依據(jù)上級環(huán)境保護主管部門和檔案行政管理部門的相關(guān)制度要求，制定本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案管理工作制度并組織實施。
(二)負責本部門檔案的統(tǒng)一管理，地方各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)對本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。
(三)負責編制本部門檔案管理經(jīng)費年度預算，將檔案資料收集整理、保管保護、開發(fā)利用，設(shè)備購置和運行維護，信息化建設(shè)，以及檔案宣傳培訓等項目經(jīng)費列入預算。
(四)負責本部門檔案信息化工作，參與本部門電子文件全過程管理工作，組織實施本部門檔案數(shù)字化加工、電子文件歸檔和電子檔案管理以及重要檔案異地、異質(zhì)備份工作。
(五)負責對本部門重點工作、重大會議和活動、重大建設(shè)項目、重大科研項目、重大生態(tài)保護項目等歸檔工作進行監(jiān)督和指導，參與重大科研項目成果驗收、重大建設(shè)項目工程竣工和重要設(shè)備儀器開箱的文件材料驗收工作。
(六)負責制定本部門文件(項目)材料的歸檔范圍和保管期限，指導本部門的文件收集、整理、歸檔工作，組織檔案信息資源的編研，科學合理開發(fā)利用，安全保管檔案并按照有關(guān)規(guī)定向檔案館移交檔案。
(七)國務(wù)院環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)，負責匯總統(tǒng)計地方環(huán)境保護主管部門，本部門及其派出機構(gòu)、直屬單位檔案工作基本情況的數(shù)據(jù)，并報送國家檔案行政管理部門。地方各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)，負責匯總統(tǒng)計本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案工作基本情況數(shù)據(jù)，并報送同級檔案行政管理部門和上級環(huán)境保護主管部門。
(八)負責開展環(huán)境保護部門檔案工作業(yè)務(wù)交流，組織檔案管理人員專業(yè)培訓。
(九)各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)負責組織實施同級檔案行政管理部門布置的相關(guān)工作，并協(xié)調(diào)環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)與其他部門檔案管理機構(gòu)之間的檔案工作。
第十五條環(huán)境保護部門的文件(項目)承辦單位在本部門檔案管理機構(gòu)的指導下，履行下列職責：
(一)負責本單位文件(項目)材料的收集、整理和歸檔。
(二)負責督促指導文件(項目)承辦人分類整理文件材料，做到齊全完整、分類清楚、排列有序，并按照規(guī)定向本部門檔案管理機構(gòu)移交。
(三)重大建設(shè)項目、重大科研項目、重大生態(tài)保護項目承辦單位負責制定專項檔案管理規(guī)定、歸檔范圍和保管期限，報環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)同意后，由項目承辦單位組織實施。
第四章文件材料的歸檔
第十六條環(huán)境保護文件材料歸檔范圍應當全面、系統(tǒng)地反映綜合管理和政策法規(guī)、科學技術(shù)、環(huán)境影響評價、環(huán)境監(jiān)測、污染防治、生態(tài)保護、核與輻射安全監(jiān)管、環(huán)境監(jiān)察執(zhí)法等業(yè)務(wù)活動。
第十七條環(huán)境保護部門在部署污染源普查、環(huán)境質(zhì)量調(diào)查等專項工作時，應當明確文件材料的歸檔要求;在檢查專項工作進度時，應當檢查文件材料的收集、整理情況;重大建設(shè)項目、重大科研項目和重大生態(tài)保護項目文件材料不符合歸檔要求的，不得進行項目鑒定、驗收和申報獎項。
第十八條環(huán)境保護文件材料歸檔工作一般應于次年3月底前完成。文件(項目)承辦單位根據(jù)下列情形，按要求將應歸檔文件及電子文件同步移交本部門檔案管理機構(gòu)進行歸檔，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔：
(一)文書材料應當在文件辦理完畢后及時歸檔;
(二)重大會議和活動等文件材料，應當在會議和活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔;
(三)科研項目、建設(shè)項目文件材料應當在成果鑒定和項目驗收后兩個月內(nèi)歸檔，周期較長的科研項目、建設(shè)項目可以按完成階段分期歸檔;
(四)一般儀器設(shè)備隨機文件材料，應當在開箱驗收或者安裝調(diào)試后七日內(nèi)歸檔，重要儀器設(shè)備開箱驗收應當由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督隨機文件材料歸檔。
第五章檔案的管理
第十九條環(huán)境保護部門應當加強對不同門類、各種形式和載體檔案的管理，確保環(huán)境保護檔案真實、齊全、完整。
第二十條環(huán)境保護檔案的分類、著錄、標引，依照《中國檔案分類法環(huán)境保護檔案分類表》《環(huán)境保護檔案著錄細則》《環(huán)境保護檔案管理規(guī)范》等文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其相應的電子文件材料應當按照有關(guān)要求同步歸檔。
文書材料的整理歸檔，依照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-20__)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
照片資料的整理歸檔，依照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-20__)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
錄音、錄像資料的整理歸檔，依照錄音、錄像管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
科技文件的整理歸檔，依照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-20__)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
會計資料的整理歸檔，依照《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
人事文件材料的整理歸檔，依照《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號)、《干部檔案整理工作細則》(組通字〔1991〕11號)、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》(中組發(fā)〔20__〕12號)等文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
電子文件的整理歸檔，依照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894-20__)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678.1-1999)等文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。重要電子文件應當與紙質(zhì)文件材料一并歸檔。
第二十一條環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)應當定期檢查檔案保管狀態(tài)，調(diào)試庫房溫度、濕度，及時對破損或者變質(zhì)的檔案進行修復。
第二十二條環(huán)境保護檔案的鑒定應當定期進行。
環(huán)境保護部門成立環(huán)境保護檔案鑒定小組進行鑒定工作，鑒定小組由環(huán)境保護部門分管檔案工作的負責人、辦公廳(室)負責人，以及檔案管理機構(gòu)、保密部門和文件(項目)承辦單位有關(guān)人員組成。
對保管期限變動、密級調(diào)整和需要銷毀的檔案，應當提請本部門環(huán)境保護檔案鑒定小組鑒定。鑒定工作結(jié)束后，環(huán)境保護檔案鑒定小組應當形成鑒定報告，提出鑒定意見。
第二十三條環(huán)境保護檔案的銷毀應當按照相關(guān)規(guī)定辦理，并履行銷毀批準手續(xù)。未經(jīng)鑒定、未履行批準銷毀手續(xù)的檔案，嚴禁銷毀。
對經(jīng)過環(huán)境保護檔案鑒定小組鑒定確認無保存價值需要銷毀的檔案，應當進行登記造冊，報本部門分管檔案工作負責人批準后銷毀。檔案銷毀清冊永久保存。
環(huán)境保護檔案的銷毀由檔案管理機構(gòu)組織實施。銷毀檔案時，檔案管理機構(gòu)與保密部門應當分別指派人員共同進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀后，應當及時調(diào)整檔案柜(架)，并在目錄及檢索工具中注明。
第二十四條環(huán)境保護部門撤銷或者變動時，應當妥善保管環(huán)境保護檔案，向相關(guān)接收部門或者同級檔案管理部門移交，并向上級環(huán)境保護主管部門報告。
第二十五條文件(項目)承辦單位的工作人員退休或者工作崗位變動時，應當及時對屬于歸檔范圍的文件材料進行整理、歸檔，并辦理移交手續(xù)，不得帶走或者毀棄。
第六章檔案的利用
第二十六條環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)應當積極開發(fā)環(huán)境保護檔案信息資源，并根據(jù)環(huán)境保護工作實際需要，對現(xiàn)有檔案信息資源進行綜合加工和深度開發(fā)，為環(huán)境保護工作提供服務(wù)。
第二十七條環(huán)境保護部門應當積極開展環(huán)境保護檔案的利用工作，建立健全檔案利用制度，明確相應的利用范圍和審批程序，確保檔案合理利用。
第二十八條環(huán)境保護檔案一般以數(shù)字副本代替檔案原件提供利用。檔案原件原則上不得帶出檔案室。
利用環(huán)境保護檔案的單位或者個人應當負責所利用檔案的安全和保密，不得擅自轉(zhuǎn)借，不得對檔案原件進行折疊、剪貼、抽取、拆散，嚴禁在檔案原件上勾畫、涂抹、填注、加字、改字，或者以其他方式損毀檔案。
第七章獎勵與處罰
第二十九條有下列事跡之一的，依照國家有關(guān)規(guī)定給予表揚、表彰或者獎勵：
(一)在環(huán)境保護檔案的收集、整理或者開發(fā)利用等方面做出顯著成績的;
(二)對環(huán)境保護檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的;
(三)將個人所有的具有重要或者珍貴價值的環(huán)境保護檔案捐贈給國家的;
(四)執(zhí)行檔案法律法規(guī)表現(xiàn)突出的。
第三十條在環(huán)境保護檔案工作中有違法違紀行為的，依法依規(guī)給予處分;情節(jié)嚴重，涉嫌構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。
第八章附則
第三十一條地方各級環(huán)境保護主管部門可以根據(jù)本辦法，結(jié)合本地實際情況，聯(lián)合同級檔案行政管理部門制定實施細則，并報上級檔案行政管理部門和環(huán)境保護主管部門備案。
第三十二條本辦法自20__年3月1日起施行。1994年10月6日公布的《環(huán)境保護檔案管理辦法》(原國家環(huán)境保護局國家檔案局令第13號)同時廢止。
為明確管理責任，規(guī)范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。
一、檔案管理原則
公司檔案實行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。
二、組織
公司綜合管理部設(shè)專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。
三、檔案管理部門的工作職責
（一）綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。
（二）財務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。
（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。
四、檔案管理人員職責
（一）負責收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時接收和移交檔案；
（二）凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
（三）做到忠于職守，遵守紀律，嚴格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。
五、歸檔公司檔案室資料
（一）上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；
（二）本公司的請示與上級機關(guān)的批復；
（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；
（四）本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)；
（五）本公司制訂的計劃、方案、統(tǒng)計、財務(wù)、工作總結(jié)；
（六）綜治工作材料；
（七）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；
（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；
（九）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；
（十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；
（十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的重要史料和證據(jù)。
六、檔案的收集與歸檔
（一）承辦部門或主辦人應及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。
（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現(xiàn)實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。
（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。
（四）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
（五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查。
（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內(nèi)目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續(xù)。
七、檔案的保管
（一）公司（或部門）管理的檔案應有專柜保存，確保完好不丟失。
（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；
（三）檔案工作人員應確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時采取措施，進行修補和復制。
（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時組織整改。
（五）每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進行修補和復制。
八、檔案的借閱
必須嚴格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。
（一）檔案借閱限一周內(nèi)歸還，特殊情況需延期的，須辦理續(xù)借手續(xù)；
（二）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；
（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；
（四）調(diào)走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)；
（五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理登記手續(xù)后，方可借閱。
（六）歸還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。
（七）傳真件需存檔時，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。
（八）未經(jīng)公司董事長授權(quán)，任何部門或個人無權(quán)公開檔案。
九、檔案室保密制度
（一）檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規(guī)章制度辦事。
（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規(guī)定。
（三）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應經(jīng)分管領(lǐng)導審批，報總經(jīng)理批準后，方可借出。
（四）外單位查閱、借閱密級檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導審批，報分管領(lǐng)導批準，方可提供。
（五）秘密檔案不得私自存放，贈送并轉(zhuǎn)借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。
（六）檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談?wù)摫Ｃ軝n案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。
十、檔案的鑒定與銷毀
鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：
（一）反映公司主要職能和重要經(jīng)營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存；
（二）反映公司一般經(jīng)營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；
（三）對公司在一定時期內(nèi)有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內(nèi)。
（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關(guān)部門和人員修改、補充。
（五）經(jīng)過一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經(jīng)理批準，方可銷毀。
（六）經(jīng)批準銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。
十一、本管理制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部。
十二、本管理制度自發(fā)布之日起實施。
安全文件和檔案管理制度
1.目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
3.職責
3.1.安全檔案文件由公司行政管理部對安全檔案的管理，并負責監(jiān)督檢查和考核。
3.2.公司行政管理部安全管理人員負責公司安全管理文件檔案的收集、歸檔和保管。
4.內(nèi)容
4.1.安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：
4.1.1.國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其他要求。
4.1.2.上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復文、領(lǐng)導指示材料及會議資料等。
4.1.3.公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領(lǐng)導指示材料等。
4.1.4.安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等。
4.1.5.各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
4.1.6.供應商、承包商相關(guān)材料。
4.1.7.安全設(shè)施檢測、校驗報告、記錄等。
4.1.8.安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。
4.2.歸檔流程
4.2.1.文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。
4.2.2.應根據(jù)文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。
4.2.3.公司在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存。
4.2.4.各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
4.2.5.不同價值，不同性質(zhì)的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。
4.3.檔案保管
4.3.1.檔案應入柜上架，科學排列，避免暴露和捆扎堆放。
4.3.2.應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
4.4.檔案借閱
4.4.1.文件資料檔案借閱，必須借閱手續(xù)，借閱當案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。
4.4.2.借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人;
4.4.3.歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。
4.5.檔案保密制度
4.5.1.檔案管理人員必須認真貫徹執(zhí)行有關(guān)保密的規(guī)定，嚴格執(zhí)行公司保密制度;
4.5.2.檔案管理人員不得借工作之便，私自將秘密檔案帶出庫房或給無關(guān)人員查閱;
4.5.3.檔案管理人員不得在公共場所和私人信件中泄漏公司機密;
4.5.4.入庫檔案，應妥善保管，定期核對。外借檔案，及時催還;
4.5.5.外單位利用檔案必須憑單位介紹信，并經(jīng)領(lǐng)導批準方可進行;
4.5.6.嚴禁向廢品收購單位出賣檔案文件資料，銷毀檔案必須嚴格遵守鑒定銷毀制度;
4.5.7.提供利用檔案，要嚴格執(zhí)行借閱制度，注意保密;
4.5.8.進入檔案室須經(jīng)檔案管理人員同意，其他人員不得入內(nèi)。
4.6.檔案保存年限
文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
4.7.檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)公司行政管理部領(lǐng)導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。
5.本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
1、外購配件入庫前，應由配件檢驗人員進行質(zhì)量檢驗，并填寫配件入庫檢驗單，并經(jīng)檢驗人員簽名。
2、入庫配件主要檢驗出廠合格證、質(zhì)量保證書、外觀包裝和數(shù)量，禁止“三無”配件入庫。
3、不符合質(zhì)量要求的配件，應由原采購人員負責退貨。
4、配件檢驗人員應及時向廠（公司）領(lǐng)導匯報供貨質(zhì)量，以便調(diào)整供貨渠道。
5、外協(xié)加工件裝車前，必須由專職人員進行檢驗，對不符合技術(shù)標準的不得裝車，并由相關(guān)人員責成加工單位返工。
6、外購基礎(chǔ)件、外協(xié)加工件的檢驗資料應歸入車輛維修檔案。
為加強事業(yè)單位登記檔案管理工作，促進檔案管理的規(guī)范化和標準化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《事業(yè)單位登記管理暫行條例》的有關(guān)規(guī)定，特制定本制度：
1、檔案室實行專人、專柜、專室、集中統(tǒng)一管理，切實做好防火、防盜、防蛀、防鼠咬、防爛、防潮、防塵、防光工作。
2、事業(yè)單位登記管理人員在檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用及信息開發(fā)與管理，應建立檔案數(shù)據(jù)庫，做到帳目與實物相符。
3、檔案載體與書寫材料應符合耐久性要求和有關(guān)技術(shù)標準，嚴禁使用純藍墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆書寫材料、數(shù)據(jù)填寫一律用阿拉伯數(shù)字書寫，字跡工整，不得潦草。
4、事業(yè)單位登記管理的設(shè)立(備案)、變更、注銷(備案)登記、年檢等文件材料應收集及時、整理、歸檔，不得遺漏、丟失。
5、按照檔案管理規(guī)范化要求，資料存放整齊、編排有序、內(nèi)容數(shù)據(jù)填寫準確規(guī)范。
6、檔案區(qū)分全宗，按類別一一登記，分類整理成相對獨立的保管單位，嚴禁將兩個或兩個以上單位的登記管理檔案的文件材料合并為一盒。
7、外來人員查閱檔案應嚴格執(zhí)行《保密法》和有關(guān)保密規(guī)定，并履行登記手續(xù)，嚴禁對檔案勾劃、涂改、標記號、折疊、抽取、污損、添加內(nèi)容等。
8、檔案因管理不善造成檔案損壞和遺失的，按有關(guān)規(guī)定，追究當事人責任。
一、收集制度。
1、按照黨員檔案材料收集目錄的收集范圍，收集黨員檔
2、了解和掌握形成黨員檔案材料的信息及規(guī)律，并與其建立聯(lián)系制度和收集網(wǎng)絡(luò)。
3、歸檔材料應真實規(guī)范，完善齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。由組織形成的材料有形成時間和組織印章，個人撰寫的材料有形成時間和本人簽字。
4、對符合歸檔要求的材料，應按時間順序，登記在黨員檔案材料收集目錄上，并在當月內(nèi)歸入檔案袋(盒)。
二、查(借)閱制度。
1、查借閱黨員檔案必須由單位組織人事干部在填寫好《申請查閱黨員檔案報告表》后，經(jīng)單位負責人簽字蓋章后方可登記查閱;紀檢、監(jiān)察、檢法部門因工作業(yè)務(wù)需要，了解干部人事檔案情況時，可提供有關(guān)部分內(nèi)容。
2、任何人不得查閱本人及其親屬檔案。
3、需摘錄或復制檔案有關(guān)內(nèi)容和材料的，應征得管檔人員同意，并辦理登記手續(xù)。除代作直接證明的材料外，摘錄或復制的檔案材料，均不予蓋章。
4、查閱檔案人員應按要求認真填寫閱檔情況登記。閱檔時，不得隨意圈劃、涂改、拆散、抽換、污損檔案。
5、檔案一般不得外借，單位黨組織確因特殊情況必須借用的，應在《申報表》中填明借閱理由，報經(jīng)分管領(lǐng)導同意后，方可借出。借出檔案一般不超過15天，若不能按期歸還，應辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借不得超過一周。
1案材料。做到：主動及時、全面準確、保質(zhì)保量、安全保密。
三、傳遞制度。
1、轉(zhuǎn)遞黨員檔案和檔案材料，必須做到及時、完整、準確、安全、保密。
2、黨員流動或變換單位后，應在15天內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)至新的所在黨組織。
3、轉(zhuǎn)出的檔案應完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、收到的檔案經(jīng)核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回回執(zhí)，轉(zhuǎn)出的檔案，逾期1個月未退回執(zhí)，應及時催收。
四、保密制度。
1、黨員檔案是反映黨員政治生活的重要材料，必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《保密法》的規(guī)定，確保檔案的安全和保密。做到：保守機密，慎之又慎。
2、牢固樹立保密觀念，嚴守黨和國家機密，不隨意向無關(guān)人員提供檔案或泄露檔案內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重，給予批評教育或必要處分。
3、不得在不利于保密的地方存放和查閱黨員檔案。
4、不準帶黨員檔案出入公共場所，不準用普通電話索要或提供檔案內(nèi)容。
5、檔案管理人員不得保管本人及親屬檔案。
6、查閱檔案前，必須弄清查閱檔案的用途或理由，查閱者與被查閱人員的關(guān)系。對符合查閱檔案條件要求的，給予接待，并對其查閱的有關(guān)用途，予以保密，不得隨意泄露。
X社區(qū)
X年__月
第一章總則
第一條為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體(以下統(tǒng)稱機關(guān))檔案工作，推進機關(guān)檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權(quán)益、維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。
第四條機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。國家檔案行政管理部門負責全國機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復制有關(guān)檔案資料等方式開展。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)應當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)進行監(jiān)督、指導時，應當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。
第五條機關(guān)的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。機關(guān)檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。
第六條機關(guān)應當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關(guān)年度財政預算。
第二章機構(gòu)和人員
第七條機關(guān)應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構(gòu)，下同)及相關(guān)部門負責人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制，協(xié)調(diào)處理本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項。
第八條機關(guān)應當按規(guī)定設(shè)立檔案工作機構(gòu)。不具備檔案工作機構(gòu)設(shè)立條件的機關(guān)，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構(gòu)，對相應機關(guān)的檔案進行集中管理。
第九條機關(guān)檔案工作機構(gòu)或檔案工作負責部門(以下簡稱機關(guān)檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關(guān)應當建立以機關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)?？h級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。
第十條機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;
(二)制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃;
(三)對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導，對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導;
(四)負責管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工作;
(五)負責機關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關(guān)及所屬機構(gòu)檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;
(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，執(zhí)行年度制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負責組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、活動;
(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關(guān)提出處理建議。
第十一條機關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應當嚴格限定社會化服務(wù)范圍，嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查。機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會化服務(wù)應當符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。
第十二條檔案工作人員應當為機關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應當熟悉機關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓。
第十三條檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應當按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。
第三章基礎(chǔ)設(shè)施
第十四條機關(guān)應當分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機房等。檔案庫房應當根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應當根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置?？h級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。
第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關(guān)辦公用房建設(shè)標準》執(zhí)行。閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。檔案庫房面積應當滿足機關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機房等用房面積應當滿足業(yè)務(wù)開展需要。
第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。檔案庫房不應設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條檔案辦公用房建筑設(shè)計應當符合《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計應當符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應設(shè)置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應當符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
第十八條檔案庫房應當根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。
第十九條檔案庫房應當配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報警設(shè)備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設(shè)備。
第二十條檔案庫房應當配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設(shè)備。
第二十一條檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應當設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。
第二十二條機關(guān)應當按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應當滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應當符合本規(guī)定第五章要求?？h級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應當滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
一、檔案建立
(一)建立健全學校各類檔案，目的主要在于為學校各級領(lǐng)導，上級有關(guān)領(lǐng)導部門分析、總結(jié)、部署、調(diào)度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導對此應高度重視，并確定一名副職校領(lǐng)導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
(二)學校建立檔案資料室，由專職(或兼職)管理，按《小學檔案資料收集范圍細目》建立檔案。
(三)全面系統(tǒng)地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆，按班分類建立。
二、檔案立卷
(一)檔案人員應按資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋，檔案卷的規(guī)格要符合上級有關(guān)部門的統(tǒng)一要求。
(二)卷宗必須注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為期限;注明“短期”的一般以五年為期限;注明“長期”的由學校根據(jù)實際需要決定保存期限。
(三)凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其它資料，學?？筛鶕?jù)需要自行決定是否保留。
三、檔案補充
(一)教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)、調(diào)資、入黨、入團、獎懲等
材料要及時收入個人檔案。
(二)外來文件、函件由收文員(或人事秘書)統(tǒng)一分類編號登記，交校有關(guān)領(lǐng)導閱后，即立卷歸檔。
(三)校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教導處、教科室、總務(wù)處、團支部、少先隊大隊部應將此類文件分類保存，每學期結(jié)束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案轉(zhuǎn)遞
教職工因工作調(diào)動，需要轉(zhuǎn)遞檔案，必須安上級有關(guān)部門通知的轉(zhuǎn)遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉(zhuǎn)遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
(一)校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學校主要領(lǐng)導批準后方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務(wù)檔案;未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細核對并簽署意見;查閱者不得將檔案材料拿出資料室。
(二)校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)檔案、學生學籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意后方可借閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。
六、檔案安全保密
(一)檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
(二)檔案管理人員不得將無關(guān)人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密，檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂仍亂拋，應將保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。