一.外貿(mào)業(yè)務(wù)部的定性及定位
一個公司或工廠的外貿(mào)部門在工作性質(zhì)上有別于公司的其它部門。
首先，直接同客人的接觸使它一直處于工作的前沿，部門對于市場的變化及客戶的要求有很深入的了解，工作繁瑣而又要求細(xì)心。
其次，從形象上講，外貿(mào)部門在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現(xiàn)，由于他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風(fēng)，都在體現(xiàn)著整個公司的文化。
再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿(mào)部門的溝通交流間接地理解了公司的運作，文化。公司的產(chǎn)品及服務(wù)是通過外貿(mào)部門的工作推出去的，同時客戶的各種信息也是通過外貿(mào)部門的分析研究后轉(zhuǎn)達(dá)給公司內(nèi)部其它部門的，故在這點上可以說外銷部門是公司與客戶之間的紐帶。
基于這些特點，就要求公司的工作人員：在做事的時應(yīng)有原則，但又能靈活處理事情，做事認(rèn)真負(fù)責(zé)，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見(無論好的或壞的)，對于突發(fā)事件的發(fā)生，要能鎮(zhèn)靜處理，有溝通能力，工作協(xié)調(diào)能力，工作組織能力及能承受工作壓力。
在本部門內(nèi)各位員工之間要充分合作，互相協(xié)調(diào)，工作任務(wù)分配明確，工作要有序，堅持按照規(guī)范的業(yè)務(wù)流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問題的發(fā)生，爭取創(chuàng)造一種活潑，輕松的工作環(huán)境氛圍，但在工作上又不失其嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊幻妗?/p>
外貿(mào)部門有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生產(chǎn)部門及其它部門為基礎(chǔ)的。在工作中要能同本公司其它部門進(jìn)行積極有效的溝通。處理事情方面應(yīng)就事論事，以第一時間處理事情為原則。
二.外貿(mào)業(yè)務(wù)部門的工作流程
1)外部
2)內(nèi)部
3)所需資料表格
4)工作要求
(一).外部的聯(lián)系主要包括，同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心，同報關(guān)公司的聯(lián)系，同運輸公司的聯(lián)系，同倉庫的聯(lián)系，同銀行的聯(lián)系，同船公司的聯(lián)系，同各級配件供應(yīng)商的聯(lián)系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理安排來完成的。各個環(huán)節(jié)之間要安排仔細(xì)。工作不能斷層，
(二).內(nèi)部的交流主要是與其它部門的配合，包括，采購部，生產(chǎn)部，等其它部門，從主要工作的特點來講，工作主要是在通過溝通交流的方式來完成工作任務(wù)的轉(zhuǎn)達(dá)，協(xié)助生產(chǎn)部，采購部等其它部門完成訂單。細(xì)致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉(zhuǎn)化成實際的貨物。故外貿(mào)部門最主要的工作方式是：如何能進(jìn)行有效的溝通。協(xié)調(diào)各方面的聯(lián)系。及進(jìn)行有序，有效的
工作安排。它以其它部門為基礎(chǔ)，又起到組織其它部門的作用
(三).外貿(mào)業(yè)務(wù)部門的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯(lián)系廣，要求用一定的資料表格來規(guī)范部門的工作。做到各種信息都有記錄。
1)樣辦單：(SAMPLEFORM)。樣辦在業(yè)務(wù)中有著不可忽視的重要性，如果客戶要求打樣辦，要填樣辦單，樣辦單經(jīng)外貿(mào)主管或經(jīng)理確認(rèn)后，送生產(chǎn)部一份，樣辦單業(yè)務(wù)部存一份，交會計一份，樣辦單填寫一定要標(biāo)明所有的客人要求細(xì)節(jié)。樣辦要比客人要求多做一個，留存業(yè)務(wù)部，以便客人確認(rèn)后按照樣辦生產(chǎn)大貨。
訂單落實后，如有條件(公司主張)，每張訂單都要打板確認(rèn)。跟單員要讓供應(yīng)商在生產(chǎn)大貨之前，根據(jù)訂單要求打樣確認(rèn)，以確保各個配件的質(zhì)量和交貨期，確認(rèn)樣辦無誤后再通知供應(yīng)商生產(chǎn)。
2).報價單：(QUOTATIONFORM)，同客人面談時，價格可以馬上確定，但在業(yè)務(wù)聯(lián)系中很多時候要用到報價單，報價單填寫要標(biāo)明產(chǎn)品所有細(xì)節(jié)，交貨條件，付款方式。交貨時間等。報價單由主管或業(yè)務(wù)員留存。
3).形式發(fā)票：(ProformaInvoiceorP/I)，這是客人確認(rèn)訂單后開給客人的訂單書面確認(rèn)形式。發(fā)票中要求標(biāo)明所有合同要件，包括：價格，數(shù)量，訂單要求，單價，交貨條件，付款方式，交貨時間，客人嘜頭等。經(jīng)部門主管或經(jīng)理確認(rèn)后要讓客人簽字確認(rèn)回傳，業(yè)務(wù)部存一份，送會計一份，以便查賬。
4).成本分析單，(COSTANALYSEFORM)。在報價階段，業(yè)務(wù)員要做好本詢價的成本分析(大概)，在訂單確認(rèn)后要重新進(jìn)行詳細(xì)的成本分析，如果利潤低于部門規(guī)訂的百分比后要請部門主管或經(jīng)理確認(rèn)是否可以操作，如在規(guī)定的利潤范圍內(nèi)，則業(yè)務(wù)員可馬上操作。這里要求公司部門要對利潤百分比做統(tǒng)一規(guī)定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要求征的部門主管或經(jīng)理的同意。通常規(guī)定：部門操作時，利潤如低于5%，則需要征求總經(jīng)理的同意。因為客人要求不同，數(shù)量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同對低于常規(guī)利潤的訂單需要進(jìn)行評估。
5).生產(chǎn)加工單：(ASSEMBLINGFORM)。在訂單確認(rèn)后，要根據(jù)同客戶所簽合同，把客人的要求轉(zhuǎn)成易于生產(chǎn)加工的形式。上面要列明客人對訂單的具體要求。每個細(xì)節(jié)都要有注明。特別是交貨期及對質(zhì)量的控制。生產(chǎn)加工單打印后要給主管或經(jīng)理確認(rèn)。簽字后下發(fā)到生產(chǎn)部。如有可能。公司要求每次下發(fā)生產(chǎn)加工單時。要召集相關(guān)部門主管開小會，由負(fù)責(zé)這些訂單的業(yè)務(wù)員再次向其它部門講解訂單詳細(xì)要求。做到每張訂單，相關(guān)的部門都能充分了解。這樣在以后的工作中如一個部門有所失誤，其它人也可給以指正。開會時要求主管參加，做到再次對訂單的核對，如跟單(采購對訂單理解有所偏差時可及時指出)。
6).采購單：(PURCHASEORDER或P/O)，這里主要指根據(jù)訂單要求采購一些所需配件。主要是發(fā)到配件供應(yīng)商處。要求采購單簡單明了，對配件要求要詳細(xì)講明。質(zhì)量要求及交貨期。特別注明質(zhì)量要求及交貨期。采購單要經(jīng)主管審核后再傳真給供應(yīng)商。每次傳真的采購單要求供應(yīng)商簽回作實。
7).驗貨報表(INSPECTIONFORM)，公司要求每個跟單或主管要對每次訂單進(jìn)行抽檢，包括對配件的檢查，中期驗貨及最終驗貨。驗貨時要求照單驗貨，如有任何凝問請及時通知主管或經(jīng)理，以便及時解決問題。跟單員要通知主管每次驗貨的情況，主管也有責(zé)任詢問每張訂單的情況。
8).財務(wù)跟蹤單：(ACCOUNTFOLLOW-UPFORM)。公司要求會計部門要有明確的訂單財務(wù)記錄。
包括：
1)訂單訂金/尾款詳細(xì)的記錄。
2)各訂單配件的帳款項明細(xì)資料。
9).裝箱單：(PACKINGLIST)。每張訂單要根據(jù)客戶的包裝要求做一份包裝明細(xì)單。此單在貨做完驗貨無誤后要發(fā)給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。
10).其它文件：外貿(mào)部可能要接解到的文件還有：信用證(LetterofCreditorL/C),提單，C/O產(chǎn)地證，報關(guān)單，訂艙單，商檢單，海關(guān)發(fā)票，許可證(配額)等。
11).公司要求每張訂單的全部資料夾入一個資料FILE,包括此張訂單涉及到的所有資料,供應(yīng)商情況和配件。
第一：多了解工廠的產(chǎn)品，作為一位跟單員，沒有很多的門禁權(quán)限，跟單員是可以進(jìn)出多個部門。這就意味著，我可以學(xué)習(xí)到很多東西，只要我抱著不怕吃苦的、勤去車間、不懂多問。相信我會很快熟悉工作流程的。
第二：短時間內(nèi)熟悉生產(chǎn)過程和工藝，我相信一個優(yōu)秀的生產(chǎn)跟單員對產(chǎn)品的工藝流程要是非常熟悉的。
第三：對各部門的工作流程都要熟悉，遵從公司的規(guī)定辦事。不同的公司有自己不同的規(guī)章制度，如果都按著個人意愿來行事，會導(dǎo)致公司秩序混亂。
第四：安排好貨物的運輸方式，考察運輸公司的信譽(yù)度。保證客戶的貨物是準(zhǔn)時出貨，按時到達(dá)。
第五：充分的了解客戶，熟悉他們訂購產(chǎn)品的習(xí)慣，以保證出現(xiàn)異常時，能做出很好的判斷和提出很好的解決辦法。
第六：生產(chǎn)跟單員是客戶和公司之間的一架橋梁，身為公司員工，事事為公司著想是你的責(zé)任;面對客戶，我們必須讓他們享受服務(wù)，并堅持顧客就是上帝的原則。
第七：做好與產(chǎn)線的關(guān)系也很重要，因為生產(chǎn)跟單員的工作就是與產(chǎn)線人員的溝通和跟催，只有處理好了與車間工作人員的關(guān)系，才能讓跟單工作順利的展開，保證訂單的準(zhǔn)時完成。
一、首先了解公司生產(chǎn)概況及產(chǎn)品知識：
1.了解公司概況及主要市場走向
2.了解產(chǎn)品種類(主要生產(chǎn)各種木制戶外家具，柚木家具，花園家具，金屬戶外家具，高檔戶外休閑家具公共場所休閑設(shè)施等300多種產(chǎn)品;)
3.了解生產(chǎn)產(chǎn)品采用材質(zhì)及生產(chǎn)工藝(木材全部進(jìn)口，主要是用緬甸柚木、印尼菠蘿格,金絲柚木，楠木等珍貴木材。油漆全部用大寶油漆，機(jī)乎沒有任何公害，通過了-30-100度測試)。產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)：美國，歐盟家具標(biāo)準(zhǔn)。粘合劑：使用馬來西亞天然木膠粉做粘合劑，無毒，安全，可靠。金屬采用不銹鋼五金配件
4.識別家具制作木材，根據(jù)木材特質(zhì)區(qū)分木材屬性。
二、開發(fā)客戶商
首先了解公司主要目標(biāo)客戶群：休閑娛樂場所，房地產(chǎn)商，休閑家居市場進(jìn)行計劃：
1.通過電話網(wǎng)絡(luò)尋找目標(biāo)客戶，打電話聯(lián)系客戶做好電話筆錄，篩選有效的客戶資料。了解有效客戶需求、對相應(yīng)客戶群有針對性進(jìn)行產(chǎn)品推介，向客戶傳達(dá)我公司可提供的產(chǎn)品及優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)。如有需求，交流下一步的合作方式及可能的走向、雙方如何配合等。
2.隨時了解行情及市場動態(tài)，根據(jù)客戶反饋的信息，上報及改進(jìn)公司在產(chǎn)品及服務(wù)方面的不足以更能適合當(dāng)前業(yè)務(wù)的發(fā)展。通過現(xiàn)有渠道了解同行廠家與之相比的優(yōu)勢(如款式、價格、組合效果、客戶接受能力等)，總結(jié)方案上報探討并分析所存在的問題。
3做好每日工作計劃及總結(jié)，記錄每天所做達(dá)到的目標(biāo)及心得，檢討不足，并加以改進(jìn)。不斷完善工作。
4.維護(hù)良好的客戶關(guān)系，定期回訪合作客商，及時接受客戶反饋意見，以便盡快做好解決方案滿足客戶需求。開發(fā)潛在客戶。隨時掌握客戶動向。
以上為詳細(xì)工作計劃，請公司領(lǐng)導(dǎo)給予指正和補(bǔ)充。
認(rèn)為要展開好一名銷售跟單文員的工作，如果我能有幸進(jìn)入公司。真正的大展拳腳，促進(jìn)公司訂單的順利完成，應(yīng)該遵循以下幾點逐步進(jìn)入角色：
一.7天之內(nèi)了解工廠生產(chǎn)的產(chǎn)品。包括它的外觀，質(zhì)地，特性，優(yōu)點，缺點，用途。雖然跟單文員不屬于工程技術(shù)人員，似乎不需要對產(chǎn)品有更多的了解。其實不然。首先，在與客戶溝通時，如果你對產(chǎn)品只一知半解，那么客戶對你的信任度會大打折扣，甚至?xí)岩赡愕墓ぷ髂芰?。?dāng)客戶向你咨詢時，你也只能支支吾吾，或者老是去向技術(shù)人員打聽，客戶不可能放心的把訂單交給你去做。也沒有任何優(yōu)勢吸引客戶向你下單。
跟單人員的雖然不是官，但是他的門禁權(quán)限卻很廣，他可以進(jìn)出多個部門，這就給我們學(xué)習(xí)新產(chǎn)品提供了便利的渠道，只要你不怕苦，不怕累，勤下車間，不恥下問，沒有學(xué)不會的東西。紡粘無紡布，熔噴無紡布等，相信很快會被我熟知并熟練的運用。
二.在最短的時間內(nèi)弄懂生產(chǎn)過程及工藝。剛開始，一般人會認(rèn)為跟單文員只需知道生產(chǎn)訂單的進(jìn)度就可以了，好像白領(lǐng)一樣，坐在辦公室，打著電話，發(fā)著email就可以掌控一切。一個優(yōu)秀的跟單人員，會非常熟悉產(chǎn)品的工藝流程，生產(chǎn)一定數(shù)量的產(chǎn)品所需要的生產(chǎn)時間。會親自進(jìn)車間察看大貨的進(jìn)度。當(dāng)積累經(jīng)驗久了，無論是工藝還是貨期你都可以直接回復(fù)客戶。
三.熟悉各部門的工作流程，按照公司的規(guī)定來辦事。每一個公司都有自己的工作模式。如果每個人都按照自己的流程來進(jìn)行工作，那么將會導(dǎo)致公司秩序的混亂，各個部門的工作也會受阻。嚴(yán)重的會導(dǎo)致公司蒙受經(jīng)濟(jì)及名譽(yù)上的損失。比如說，公司規(guī)定收到客戶訂單需要經(jīng)理部門簽名確定。有一天，跟單員張三收到編號為a-001產(chǎn)品的訂單，當(dāng)時經(jīng)理部門正在討論產(chǎn)品調(diào)價的問題。下面的文員還沒得到具體的通知。這時，張三，直接將訂單發(fā)給生產(chǎn)線，催促生產(chǎn)。沒有給經(jīng)理確認(rèn)，而此時，a-001的產(chǎn)品因為原材料漲價的問題需要漲價。但大貨已經(jīng)在生產(chǎn)了，張三跟客戶多次協(xié)商價格都調(diào)不上來。如果這時停止生產(chǎn)，那么那些半成品都會變?yōu)閺U品。如果讓大貨完成而不運送給客戶，那你就違了約，且失去了信譽(yù)。最后只能虧本賣給了客戶。這樣就直接造成了公司虧損。
四.了解貨物的運輸。出國的貨物一般通過船和飛機(jī)，國內(nèi)的貨物通過公司安排汽車或者安排物流公司運送。在訂單完成之前，跟單文員要認(rèn)真選擇運輸公司，并考察他的信譽(yù)度，是否有能力運送此批貨物。公司貨物的運送主要通過物流來完成，我會盡快熟悉這些物流公司。經(jīng)常與物流工作人員溝通，保證貨物安全準(zhǔn)時到達(dá)目的地。
五.熟悉了解客戶。對于客戶的訂購產(chǎn)品的習(xí)性要有足夠的了解。當(dāng)出現(xiàn)異常情況時，可以做出果斷的處理。比如說，客戶訂購的產(chǎn)品，在外觀或者包裝上有一點微小的瑕疵，新來的跟單員可能會請示上級領(lǐng)導(dǎo)或者跟客戶協(xié)商是否能接受這種不達(dá)標(biāo)的產(chǎn)品，如果是一位老跟單員，可以自己做出判斷。不必勞煩他人。
六.正確對待客戶服務(wù)。跟單文員實際上是公司和客戶之間的一個窗口。首先，你是公司的雇員，你得對公司絕對忠誠，事事站在公司立場上，為公司著想。在客戶那邊，你必須堅持“客戶是上帝”的原則。要讓客戶感覺到他是客戶，正在享受星級的服務(wù)?？蛻舨粫頃酒渌块T是怎么運作，也不想知道更多，他只會與你聯(lián)系，了解他的訂單，了解他的貨期。所以要做一個明亮清晰的窗口，要看清事實，冷靜處理。我記得在東莞工作期間有一位同事，她總是盲目的滿足客戶的一切要求，從來不敢說“no”，根據(jù)工廠實際生產(chǎn)情況，訂單的貨期根本不能按照客戶的時間交貨，這位同事會說“ok”。后來只好安排訂單外包出去，結(jié)果貨期和質(zhì)量都達(dá)不到要求。有時，客戶給她一個新開發(fā)項目，所有人都曉得這個產(chǎn)品以我們現(xiàn)在的工藝無法完成，可這位同事總說：noproblem!一個新項目來來去去搞了兩三個月，既浪費了時間，又得罪了客戶，最后又丟給客戶自己去找其它廠商。這時客戶時常打電話抱怨公司的服務(wù)不好，銷售人員不好。慢慢的這位客戶的訂單越來越少，最后換了供應(yīng)商。
七.加強(qiáng)與生產(chǎn)線的溝通，與車間工作人員保持良好的人際關(guān)系。跟單人員最關(guān)健的工作是溝通，跟催。如果與車間相關(guān)工作人員關(guān)系處理不好，那么跟單工作很難展開，根本無法促進(jìn)生產(chǎn)，保證訂單的順利完成。
八.努力學(xué)習(xí)《中華人民共和國合同法》相關(guān)條款。在以往的工作中，很少接觸到法律，因為全是國外訂單。公司都會由專業(yè)人士起草一份謹(jǐn)密的固定合同格式。所有的銷售員都采用統(tǒng)一的格式，只是修改一下客戶名，貨名，價格，貨期，付款方式，備注等等。遇到的經(jīng)濟(jì)糾紛較少。遇到不付款的`客戶，在發(fā)電子郵件或打電話催款無效的情況下，有時是派國外________或者公司駐外工作人員上門請款。在跟單過程中，只要重視與客戶交流時的書面證據(jù)，一般都不會有問題。我記得有，一個法國的客戶給我下了一張訂單，他們的訂單是法文，沒有其它英文描述。也沒有以往的英文貨物編
時間過得真快，轉(zhuǎn)眼__年即將過去，新的一年即將開始，在經(jīng)過半年的工作和學(xué)習(xí)后，我已經(jīng)適應(yīng)了公司的工作和生活。在供應(yīng)公司這半年里學(xué)到了許多工作經(jīng)驗，吸取了許多經(jīng)驗教訓(xùn)。
在供應(yīng)公司我負(fù)責(zé)的是包裝物料的跟單計劃，從__年7月份來到供應(yīng)公司，多虧了領(lǐng)導(dǎo)和同事的幫助我很快熟悉了跟單這一流程。開始的時候只是覺得讓廠家把貨直接送來，然后車間的人再直接拉走這么簡單。但是慢慢的我發(fā)現(xiàn)這一任務(wù)比我想象的要復(fù)雜很多，一個庫房的包裝物料關(guān)系著全廠的生產(chǎn)計劃。如果庫房沒有包裝的庫存，就會耽誤車間的生產(chǎn)，成品出不來就會直接影響到消費者的利益;但是如果給廠家下達(dá)的計劃太多，生產(chǎn)上又用不了這么多的包裝物料，積壓的庫存太多公司就會損失不少資金。
這一職位與各個部門聯(lián)系，涉及到的事情特別瑣碎。所以在做任何事情上我一定要做到特別細(xì)心。有一次我把計劃下錯廠家了，雖然谷經(jīng)理給解了圍，但是我深深的自責(zé)，我保證以后做事情一定要認(rèn)真仔細(xì)。為了在新的一年我能夠快速的提高我的工作能力，特擬此個人工作計劃。我負(fù)責(zé)的是包裝物料的跟單計劃，就要對我的工作負(fù)責(zé)，對公司負(fù)責(zé)，對全體員工負(fù)責(zé)
1、跟單員的工作十分繁雜，涉及面廣，面對部門多，所以責(zé)任也大，稍有不慎就會釀成大錯，所以在下一年的工作中我會更加仔細(xì)，更加認(rèn)真;
2、對各部門下達(dá)的工作計劃認(rèn)真核對庫存，及時給廠家下達(dá)計劃;
3、多和生產(chǎn)部門，庫房和廠家溝通協(xié)調(diào)，按時交貨，沒有特殊情況不耽誤生產(chǎn);
4、各部門下計劃必須有書面字樣，書面文字必須保留;
5、新樣品要求廠家做小樣，必須有銷售確定再生產(chǎn)大貨;
6、每天看ERP查看入庫單，認(rèn)真核對入庫數(shù)量和價格;產(chǎn)品入庫會把好驗收關(guān)，對產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、包裝進(jìn)行驗收;
7、在給廠家結(jié)賬做票時一定要核對好數(shù)量和價格;
8、一定遵守商業(yè)秘密，決不做有損公司利益的事情。
在新的一年里我將努力學(xué)習(xí)，增加知識，努力提高工作效率，總結(jié)經(jīng)驗，克服不足，一如既往的做好我的本職工作，決不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)對我的信任和期待，爭取為公司的發(fā)展做出更多的貢獻(xiàn)，真心的感謝指導(dǎo)和幫助過我的領(lǐng)導(dǎo)和同事，謝謝你們。